Ihre Vorteile auf einen Blick
Aus der Zusage wird unmittelbar ein fest eingeplanter Termin - ohne manuellen Aufwand.
- Eventtermin bequem per Klick übernehmen
- weniger Übertragungsfehler bei den Eventdaten
- bessere Vorbereitung durch zentrale Informationen
- kein manuelles Abtippen von Datum und Uhrzeit
- Veranstaltung bleibt im Kalender Ihrer Gäste präsent
- professioneller Prozess direkt nach der Anmeldung
Ein Klick statt manueller Terminübertragung
Eine Zusage allein bedeutet noch nicht, dass ein Eventtermin auch im Kalender des Gastes steht. Müssen Datum, Uhrzeit und Ort erst aus der Einladung herausgesucht und übertragen werden, wird dieser Schritt schnell verschoben - oder ganz vergessen. Besonders auf dem Smartphone ist die manuelle Übernahme umständlich.
Power eCard stellt deshalb nach der Anmeldung einen passenden Kalendereintrag bereit. Der Gast öffnet die mitgelieferte ICS-Datei und übernimmt den Termin direkt. So wird aus der Zusage unmittelbar ein vorgemerkter Termin.
GRUNDLAGEN
Was ist eine ICS-Datei?
Eine ICS-Datei ist eine standardisierte Kalenderdatei. Sie enthält alle Informationen zu einem Termin und kann von gängigen digitalen Kalendern geöffnet werden. Der Gast muss die Angaben nicht einzeln aus der Einladung kopieren - sie werden beim Öffnen direkt für einen neuen Kalendereintrag bereitgestellt.
Enthaltene Informationen
- Name der Veranstaltung
- Datum des Events
- Beginn und Ende
- Veranstaltungsort
- ergänzende Informationen
So funktioniert der automatische Kalendereintrag
Vier Schritte - von den Eventdaten bis zum Termin im Kalender des Gastes.
01
Eventdaten hinterlegen
Name, Datum sowie Beginn und Ende der Veranstaltung zentral in Power eCard erfassen.
02
Gast meldet sich an
Der Gast gibt über das integrierte Formular seine Zusage ab - automatisch erfasst in der Gästeliste.
03
Bestätigung mit ICS
Nach der Anmeldung erhält der Gast automatisch eine Bestätigungsmail mit der ICS-Datei.
04
Termin übernehmen
Der Gast öffnet die Datei und bestätigt - der Termin steht in seinem persönlichen Kalender.
Warum ein Kalendereintrag wichtig ist
Der Termin wird verbindlicher
Steht das Event direkt im Kalender, wird es frühzeitig in die weitere Planung einbezogen.
Eventdaten werden korrekt übernommen
Keine falsche Uhrzeit, kein vertauschtes Datum - die Gäste greifen auf Ihre hinterlegten Daten zurück.
Gäste sparen Zeit
Kein Wechsel zwischen Einladung und Kalender, kein Kopieren - alles direkt aus der Bestätigung.
Die Veranstaltung bleibt präsent
Ein Kalendereintrag bleibt bis zum Veranstaltungstag sichtbar - anders als eine Mail im Posteingang.
Weniger Rückfragen zum Termin
Datum, Uhrzeit und Ort sind jederzeit im Kalender abrufbar - das reduziert organisatorische Rückfragen.
Für welche Veranstaltungen eignet sich der Kalendereintrag?
Grundsätzlich für alle Events mit definiertem Termin - besonders wertvoll bei längerer Vorlaufzeit zwischen Einladung und Veranstaltung.
Kunden- & PartnereventsInnovation DaysKonferenzen & TagungenWebinare & digitale EventsSchulungen & WorkshopsMitarbeitereventsSommerfeste & WeihnachtsfeiernProduktpräsentationenNetworking & AfterworkMesseveranstaltungenUnternehmensjubiläen
BEISPIEL-EVENT
Innovation Day 2026
Datum: 24. September 2026
Uhrzeit: 10:00 - 17:00 Uhr
Ort: Innovation Center Stuttgart
PRAXISBEISPIEL
Kalendereintrag für einen Innovation Day
Der Gast öffnet die persönliche Einladung und meldet sich über das integrierte Formular an. Unmittelbar nach der Zusage erhält er eine gestaltete Bestätigungsmail mit der zugehörigen ICS-Datei.
Durch das Öffnen der Datei werden Titel, Datum, Uhrzeit und Ort für den Kalender bereitgestellt. Eine Woche vor dem Event kann zusätzlich ein Reminder mit Anfahrt, Agenda und Check-in-Hinweisen verschickt werden.
Auch für Webinare und Online-Events
Der Kalendereintrag greift mit der mehrstufigen Eventkommunikation ineinander - das Webinar ist früh vorgemerkt, der aktuelle Zugangslink folgt kurz vor dem Termin.
01
Einladung mit Anmeldeformular
02
Automatische Bestätigung mit ICS-Datei
03
Eintrag in den persönlichen Kalender
04
Reminder mit Zugangslink
05
Feedback nach der Veranstaltung
Durchgängiger Prozess
Kalendereintrag und Bestätigung kombinieren
Sobald ein Gast zusagt, versendet Power eCard eine individuell gestaltete Bestätigungsmail. Darin bestätigen Sie die Anmeldung und stellen gleichzeitig die Kalenderdatei bereit - der Gast hat sofort alle wichtigen Informationen.
Inhalt der Bestätigungsmail
- persönliche Anrede
- Zusammenfassung der Eventdaten
- Hinweise zur Anreise
- Ausblick auf weitere Infos
- Bestätigung der Anmeldung
- ICS-Datei für den Kalender
- Informationen zum Check-in
- Ausblick auf weitere Infos
Eventdaten einmal hinterlegen - die passende ICS-Datei wird automatisch bereitgestellt und mit der Bestätigung übermittelt.
Häufige Fragen zum Kalendereintrag
- Was ist eine ICS-Datei?
Eine ICS-Datei ist ein standardisiertes Dateiformat für Kalendertermine. Sie enthält Name der Veranstaltung, Datum, Uhrzeit und Veranstaltungsort. Beim Öffnen wird ein neuer Termin im Kalender des Gastes vorbereitet.
- Wie erhalten Gäste den Kalendereintrag?
Nach der Zusage erhält der Gast automatisch eine Bestätigungsmail. Die passenden Eventdaten werden darin als ICS-Datei mitgeliefert. Der Gast öffnet die Datei und übernimmt den Termin in seinen Kalender.
- Mit welchen Kalendern ist die ICS-Datei kompatibel?
ICS-Dateien werden von den gängigen Kalenderanwendungen unterstützt - unter anderem Microsoft Outlook, Google Kalender und Apple Kalender. Darstellung und Ablauf können sich je nach Gerät und Anwendung leicht unterscheiden.
- Müssen Gäste Power eCard verwenden?
Nein. Die eingeladenen Gäste benötigen weder einen Power-eCard-Zugang noch ein eigenes Benutzerkonto. Sie öffnen die ICS-Datei mit der auf ihrem Gerät vorhandenen Kalenderanwendung.
- Welche Informationen stehen im Kalendereintrag?
Der Kalendereintrag basiert auf den hinterlegten Eventdaten. Dazu können Veranstaltungstitel, Datum, Start- und Endzeit, Veranstaltungsort sowie ergänzende Informationen gehören.
- Kann der Kalendereintrag auch auf dem Smartphone geöffnet werden?
Ja. Moderne Smartphones können ICS-Dateien in der Regel mit der installierten Kalenderanwendung öffnen. Der genaue Ablauf hängt von Betriebssystem, E-Mail-Programm und verwendetem Kalender ab.
- Ist die Funktion auch für Online-Events geeignet?
Ja. Der Kalendereintrag eignet sich auch für Webinare, digitale Schulungen und hybride Events. Bestätigung und spätere Reminder können zusätzlich den Zugangslink und technische Hinweise enthalten.
- Ersetzt der Kalendereintrag einen Event-Reminder?
Nein, beide erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Die ICS-Datei sorgt dafür, dass der Termin frühzeitig im Kalender steht. Ein Reminder liefert kurz vor dem Event aktuelle Informationen wie Anfahrt, Check-in-Hinweise oder Zugangsdaten.
- Muss die Kalenderdatei für jeden Gast manuell erstellt werden?
Nein. Power eCard erzeugt die Kalenderdatei auf Basis der hinterlegten Eventdaten und stellt sie im vorgesehenen Anmelde- und Bestätigungsprozess automatisch bereit.
