Planificar un evento no es tarea fácil. Desde el lugar y el horario hasta los proveedores y el entretenimiento, la lista de tareas es interminable.
A menudo, las invitaciones se pasan por alto. Pero son el primer punto de contacto con sus asistentes potenciales, y el éxito de su evento corporativo depende de ellas.
No ponga en peligro el éxito de su evento enviando invitaciones aburridas y poco atractivas y desperdiciando potencial. Si quiere agilizar el proceso sin sacrificar la calidad, consulte nuestra completa guía (que incluye plantillas en inglés y alemán).
Tipo de invitaciones
¿Analógico o digital?
Antes de lanzarte a diseñar o redactar las invitaciones de tu evento, decide qué tipo quieres enviar. Esto es aplicable a todo tipo de invitaciones, ya se trate de un acto Corporate, un aniversario de la empresa o el lanzamiento de un producto. Tienes dos opciones:
- Invitaciones digitales
- Invitaciones impresas
En los últimos años, cada vez más empresas han optado por las invitaciones digitales debido a las siguientes desventajas de las impresas:
- Costes elevados: Los costes de impresión pueden acumularse rápidamente, incluso a granel, más los gastos de envío y los posibles honorarios de la agencia de diseño.
- Falta de personalización: Las tarjetas personalizadas implican añadir nombres manualmente, lo que lleva un tiempo que podría emplearse mejor en otras tareas.
- Pérdida de invitaciones: Las invitaciones físicas pueden extraviarse con facilidad, lo que obliga a los destinatarios a buscar por sí mismos los detalles del evento, lo que reduce la probabilidad de asistencia.
- Gestión complicada de los invitados: Las invitaciones tradicionales no permiten confirmar la asistencia al instante. Los invitados tienen que visitar un sitio web (mediante un código QR) para responder, un proceso engorroso para muchos.
Decidirse por las invitaciones digitales depende de varios factores:
Audiencia
¿Se sienten cómodos los asistentes a su evento con las herramientas digitales? La respuesta suele ser afirmativa, como confirman las últimas estadísticas.
Tipo de acontecimiento
Para un acto local de la tercera edad, lo mejor son las invitaciones impresas. Para una conferencia de marketing en línea, las invitaciones digitales son ideales.
Sensibilidad temporal
En el ajetreo previo a un evento, las invitaciones pueden caer en el olvido. Las invitaciones digitales pueden crearse y enviarse rápidamente, incluso una semana antes del evento.
Presupuesto
¿Tiene un presupuesto ajustado y necesita enviar cientos de invitaciones? Lo digital es lo mejor. Con Power eCard, además, puedes hacer un seguimiento y medir el éxito de tus invitaciones.
Texto de las invitaciones
Antes de empezar a diseñar la invitación de su evento, piense en el contenido. Esto se aplica tanto a las invitaciones impresas como a las digitales.
Consejos para redactar textos de invitación
"¿Por dónde empiezo?" Escribir un texto atractivo no es fácil, sobre todo a petición. Para no pasarte horas mirando una página en blanco, empieza por esbozar el contenido.
Descargo de responsabilidad: si quieres ahorrarte el esfuerzo, utiliza una de nuestras plantillas de texto ya preparadas.
Vuelve al contenido de tus invitaciones. Utiliza estos sencillos consejos para estructurar el texto. Con sólo tres elementos básicos, tendrás listo el 80% del contenido; luego sólo tendrás que unir los puntos.
1. Formule un asunto atractivo
el 80% de las personas sólo lee el titular de un texto: este fascinante dato de la publicidad subraya su importancia de forma impresionante. ¿A qué se debe? A veces se debe a la falta de interés por el tema en cuestión, pero a menudo se debe a que el propio titular no genera ningún interés. En las invitaciones a eventos, el asunto representa el titular. La clave aquí es: ¿Por qué van a molestarse en leer el resto de la invitación quienes ya han bostezado al leer el asunto?
Las buenas líneas de asunto se caracterizan por los siguientes puntos:
- Claridad: Vaya directo al grano. Evite añadidos innecesarios en el asunto.
- Palabras poderosas: Utiliza palabras que llamen la atención y provoquen interés, como "descubre", "secretos", "probado" o "garantizado"
- Enfoque en el usuario: Desplaza el foco de atención desde ti hacia el lector. Comunique claramente el beneficio o valor específico que obtendrán.
- Precisión: No haga promesas vacías. Sea sincero y directo para generar confianza.
He aquí algunas ideas de líneas de asunto concisas:
- Plantee preguntas: "¿Conoce los mayores errores de ...........?"
- Haga afirmaciones: "¿Por qué ............ es importante en ..............?"
- Estilo preguntas y respuestas: "¿Quieres potenciar ............? He aquí cómo"
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2. Responder a las preguntas más importantes
Probablemente conozca este método de la escuela primaria (sí, es una verdadera herramienta multiusos), y es igual de eficaz en las invitaciones a eventos. Responder a las preguntas "W " es la mitad de la batalla a la hora de estructurar la comunicación de tu evento. Empieza a anotar estas respuestas desde el principio del proceso de planificación. Las viñetas funcionan muy bien: ¡empieza ya!
- ¿QUÉ OCURRE? Describe el propósito de la invitación.
- ¿CUÁNDO? Especifique la fecha y hora del evento.
- ¿DÓNDE? Indique el lugar del acto y cómo llegar.
- ¿QUIÉN va a hablar, actuar o asistir? Facilite detalles sobre los participantes en el acto.
- ¿POR QUÉ DEBO ASISTIR? Destaque los beneficios que obtendrán los asistentes.
- ¿CÓMO y HASTA CUÁNDO puedo confirmar mi asistencia? Explique paso a paso el proceso de inscripción, incluidos los plazos.
¿CUÁNTO CUESTA LA INSCRIPCIÓN? Si procede, detalle las tasas asociadas.
Además, responda a estas preguntas:
- ¿Existe un código de vestimenta? Asegúrese de que los invitados se sientan cómodos especificando el atuendo que deben llevar.
- ¿Con quién puedo ponerme en contacto para obtener más información? Facilite todas las opciones de contacto (número de teléfono, correo electrónico, mensajería).
3. Sea acogedor
La clave de cualquier invitación reside a menudo en su enfoque, y no, no se trata sólo de elegir el saludo adecuado. Al contrario, cada lector debe sentirse realmente bienvenido a lo largo de toda la invitación.
Diríjase siempre a sus lectores de forma activa ("Le invitamos cordialmente" en lugar de "Está usted invitado"), personalice siempre que sea posible utilizando su nombre y adopte un tono amistoso para establecer una sensación de cercanía. Los gestos sencillos, como invitar a su pareja o proponer actividades para los niños, pueden marcar la diferencia.
Frases a evitar:
garantizaremos su satisfacción culinaria": probablemente se haya encontrado alguna vez con este tipo de frase en las invitaciones. Aunque es tranquilizador, reconozcámoslo: suena un poco anticuado para los estándares actuales. Sin embargo, muchos siguen utilizándola. Tu invitación no tiene por qué parecer sacada del decorado de una película de terror de los 90. En su lugar, le ofrecemos una serie de frases más adecuadas para que su invitación suene fresca, amistosa y abierta, y cause una impresión positiva en los destinatarios.
Evite estas frases:
Garantizaremos su satisfacción culinaria.
Me gustaría invitarle cordialmente a nuestro evento XY.
Estaremos encantados de recibirle en nuestro evento del 20/01.
Por favor, ayúdeme en la planificación haciéndome saber si puede asistir.
En su lugar, expréselo así:
Le aseguramos comida y bebida suficientes durante el evento.
Le invitamos a unirse a nosotros en el evento XY.
Estamos deseando darle la bienvenida a nuestro evento del 20 de enero.
Por favor, hágame saber si va a asistir para que pueda planificar en consecuencia.
Plantillas de texto para inspirarse (alemán e inglés)
Plantilla (alemán): Invitación al lanzamiento de un producto
Asunto: Erleben Sie die Vorstellung des Schuhs, der Ihren Laufstil nachhaltig verändern wird
Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen,
¿están preparados para el siguiente nivel de formación? Entonces acuda a la presentación del nuevo XXX el lunes 10 de junio de 2020 a las 12.00 horas. Juni 2020, um 12 Uhr in unserem Headquarter dabei.
Además de un delicioso aperitivo, tendrá la oportunidad de conocer más a fondo nuestros procesos de producción y asistir a una ponencia de nuestro Director General. ¡No pierdas la oportunidad!
Apúntate hasta el 25 de mayo de 2020. Mai 2020 an, sodass ich Ihren Platz für Sie reservieren kann. La inscripción es naturalmente gratuita.
Muchas gracias y hasta pronto
Max Mustermann
Plantilla (en inglés): Invitación al lanzamiento de un producto
Asunto: Experimenta la idea de una zapatilla que cambiará tu estilo de correr para siempre
Queridos colegas
¿Estás preparado para el siguiente nivel de zapatillas de running? Entonces acompáñenos a la presentación de las nuevas XXX el lunes 10 de junio de 2020 a las 12.00 horas en nuestra sede.
Además de deliciosos aperitivos, podrás conocer a fondo los entresijos de nuestra producción y escuchar un discurso de nuestro director general. No se pierda esta oportunidad
Inscríbase antes del 25 de mayo de 2020 para que pueda reservarle un asiento. Por supuesto, la asistencia es gratuita.
Saludos cordiales y hasta pronto
John Doe
Diseño de invitaciones
Crear una invitación (casi) irresistible implica algo más que un texto atractivo: también incluye elementos de diseño estratégicos que pueden persuadir eficazmente a sus participantes ideales para que asistan a su evento.
Adapte el diseño en torno a estos cuatro componentes clave: imágenes, tipografía, fondo y colores, asegurándose de que se alinean a la perfección con su público objetivo.
1. IMÁGENES
Las imágenes desempeñan un papel crucial en la comunicación visual, capaz de evocar emociones, deseos, asombro e incluso conmoción.
Nuestras recomendaciones para elegir las imágenes adecuadas:
- Opta por imágenes que estén en consonancia con el estado de ánimo que quieres transmitir.
- Sea creativo y evite las opciones más obvias que todo el mundo utiliza.
Evite las fotos de archivo; en su lugar, infunda a sus imágenes un toque personal.
Nuestro consejo:
Si no tienes tiempo o presupuesto para una sesión de fotos personalizada con fotógrafos, puedes elegir entre una amplia gama de fotos de alta resolución en https://unsplash.com/. ¿Vas a enviar tus invitaciones digitalmente? Considera la posibilidad de utilizar gráficos en movimiento En https://mixkit.co/ encontrarás una amplia selección de vídeos de gran calidad. Ambas plataformas ofrecen material totalmente gratuito que también puede utilizarse comercialmente sin restricciones
2. TIPOGRAFÍA
La tipografía desempeña un papel crucial en la comunicación visual, ya que influye en el modo en que nuestro subconsciente interpreta los mensajes y evoca asociaciones y emociones en los espectadores. Es un arma (secreta) para crear invitaciones atractivas.
Nuestras recomendaciones para elegir la tipografía adecuada:
- Opte por dos tipos de letra: una negrita y llamativa para los titulares (por ejemplo, X) y otra legible para los subtítulos y el cuerpo del texto (por ejemplo, X).
- Evite utilizar fuentes demasiado parecidas que puedan chocar; por ejemplo, evite emparejar dos fuentes con gracias como Times New Roman y Minion.
- Asegúrese de que el texto contrasta bien con el fondo para mejorar la legibilidad.
- Evite la sangría o el interlineado excesivos, ya que pueden alterar la cohesión del texto; utilice en su lugar tamaños y espaciado adecuados.
Nuestro consejo:
Para la web (incluidas las invitaciones digitales), Google ofrece una selección de más de 800 fuentes, ¡todas gratuitas! Descúbrelas en https://fonts.google.com/.
3. ANTECEDENTES
Si está diseñando una tarjeta de invitación a doble cara, lo más probable es que tenga una imagen en el anverso y texto en el reverso. En este caso, el objetivo principal es la comunicación a través de las palabras. Es fundamental que el texto destaque claramente sobre el fondo (contraste).
Sin embargo, esto no significa que no pueda utilizar elementos de diseño adicionales. Los gráficos de fondo pueden servir de apoyo a la identidad corporativa o añadir elementos decorativos.

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4. COLORES
Cada color evoca emociones específicas e influye en la forma en que los posibles participantes perciben su mensaje. No pierda la oportunidad de moldear deliberadamente las percepciones con elecciones de color bien pensadas.
He aquí un breve resumen del impacto psicológico de los colores:
- Rojo: Dinámico, apasionado
- Amarillo: Alegre, optimista
- Verde: Natural, animado
- Azul: Confiable, profesional
- Naranja: Enérgico, cálido
- Morado: Creativo, mágico Creativo, mágico
- Negro: Serio, clásico
- Blanco: Limpio, amistoso
- Gris: Formal, profesional
Distribución de invitaciones
Una planificación eficaz es clave, sobre todo cuando se envían tarjetas de invitación tradicionales por correo. Una asignación de tiempo insuficiente puede hacer inútiles todos los esfuerzos. Los diseños, la impresión, la preparación de listas de direcciones, la impresión de etiquetas de dirección, el montaje de los envíos y la entrega postal suelen requerir varias semanas o incluso meses. A la hora de planificar, tenga en cuenta que los destinatarios del sector B2B necesitan tiempo suficiente para programar y priorizar la asistencia a su evento empresarial.
Incluso en el caso de las invitaciones digitales, es fundamental contar con tiempo suficiente, aunque el tiempo total necesario se reduce considerablemente. Además, tanto si se planifican invitaciones de una o varias fases, es esencial encontrar el equilibrio adecuado. El objetivo es captar la atención suficiente para su evento sin abrumar a los posibles invitados.
Según nuestra experiencia, un planteamiento en tres fases, que incluya el aviso de fecha, la invitación formal y el recordatorio, consigue resultados óptimos. En particular, la aplicación de un proceso de invitación en tres fases es posible sobre todo a través de soluciones digitales.
Reserve la fecha
al menos 4 meses antes del acontecimiento
Invitaciones
al menos 2 meses antes del acontecimiento
Recordatorio
2 semanas antes del Evento
Planifique con antelación el proceso de gestión de los participantes en el envío de invitaciones: Recopile las confirmaciones de asistencia de forma tradicional o gestiónelas sin problemas con soluciones de software especializadas. Al enviar invitaciones digitales a través del correo electrónico o de un software especializado, los destinatarios pueden responder fácilmente y usted puede gestionar eficazmente sus comentarios. Implemente soluciones para agilizar este proceso.
Nuestro consejo:
Considere la posibilidad de poner en marcha una estrategia de invitaciones en varias fases y a través de distintos medios. Por ejemplo, empiece enviando un aviso digital de "Reserve la fecha", seguido de una invitación formal por correo y, a continuación, envíe un mensaje "Recordatorio" a través de XING o LinkedIn. Utilice los canales digitales para dirigir a los invitados a una página de destino con información adicional y contenido multimedia, como vídeos.
Invitaciones a eventos y cumplimiento del GDPR
Desde el 25 de mayo de 2018, el mundo del marketing navega con cautela por las complejidades de la privacidad de los datos . Qué está permitido, qué no lo está?
Antes de continuar, tenga en cuenta: no proporcionamos asesoramiento legal. En su lugar, se trata de una recopilación de los resultados de nuestra investigación (y consultas con expertos en privacidad) según nuestro leal saber y entender. Comente las medidas de seguridad previstas con su responsable de protección de datos o su departamento jurídico.
Invitaciones a empresas:
Enviar invitaciones por correo electrónico a empresas (por ejemplo, info@power-ecard.com), sin dirigirse a contactos específicos de las mismas. Este método cumple el GDPR al utilizar datos de fuentes públicas (por ejemplo, directorios telefónicos) sin utilizar información personal.
Invitaciones a particulares:
Dirigidas a particulares dentro de una empresa, siguiendo las directrices del GDPR para el tratamiento de datos personales.
Normalmente se requiere el consentimiento, salvo en circunstancias excepcionales..
Casos especiales:
Tiene la libertad de enviar correos electrónicos a invitados con los que mantiene una relación comercial preexistente o en curso.
Imagínese utilizar una herramienta como Power eCard, diseñada específicamente como solución de marketing personalizada 1 a 1. Aquí, un empleado de su organización puede enviar sin esfuerzo invitaciones digitales a eventos a sus contactos habituales, ya seanclientes o socios, con saludos y mensajes personalizados. En estos casos, no es necesario el consentimiento formal, lo que se ajusta perfectamente a la normativa GDPR debido a la clara existencia de una relación comercial activa.
El uso de una herramienta digital para la gestión de invitaciones exige prestar atención a estas características críticas para el cumplimiento del GDPR:
Conclusión
La transformación digital en las empresas es una tarea monumental. En particular, procesos como la gestión digital de invitaciones a eventos ofrecen una oportunidad perfecta para pasar de lo tradicional a lo digital con el mínimo esfuerzo. Adoptando la filosofía de "Piensa a lo grande, empieza por lo pequeño"
Una solución digital no sólo hace que el envío de invitaciones a eventos sea más rentable y flexible en comparación con el correo tradicional, sino que también mejora la eficacia y la adaptabilidad. Esto le permite centrarse de lleno en los aspectos de la planificación de eventos que se resisten a la digitalización.
Ahora le toca a usted: ¿Tiene algún consejo o experiencia que compartir? Agradeceremos sus ideas, aportaciones y comentarios por correo electrónico a: info[at]power-ecard.de
¿Tiene ya el texto adecuado, pero aún no un diseño? Navegue por la biblioteca de eCard con más de 100 diseños.
