L'organisation d'un événement n'est pas une mince affaire. Du lieu et de l'horaire aux fournisseurs et aux divertissements, la liste des tâches est interminable.
Les cartes d'Invitation sont souvent négligées. Pourtant, elles constituent le premier point de contact avec vos participants potentiels et le succès de votre événement d'entreprise en dépend.
Ne mettez pas en péril la réussite de votre événement en envoyant des cartes d'Invitation ternes et peu inspirées, et en gaspillant du potentiel. Si vous souhaitez rationaliser le processus sans sacrifier la qualité, consultez notre guide complet (comprenant des modèles en anglais et en allemand).
Type d'Invitation
Analogiques ou numériques ?
Avant de vous lancer dans la conception ou la rédaction de vos cartes d'Invitation, déterminez le type d'invitation que vous souhaitez envoyer. Cela vaut pour tous les types de cartes d'Invitation, qu'il s'agisse d'un événement Corporate, d'un anniversaire d'entreprise ou d'un lancement de produit. Deux options s'offrent à vous :
- Cartes d'Invitations virtuelles
- Les cartes d'invitation imprimées
Ces dernières années, de plus en plus d'entreprises ont adopté les cartes d'Invitation virtuelles en raison des inconvénients suivants des cartes imprimées:
- Coûts élevés : Les coûts d'impression peuvent s'additionner rapidement, même avec des tarifs en gros auxquels s'ajoutent les frais d'affranchissement et les éventuels frais d'agence de design.
- Manque de personnalisation : Les cartes personnalisées impliquent d'ajouter manuellement les noms, ce qui prend du temps qui pourrait être mieux utilisé pour d'autres tâches.
- Cartes d'Invitation perdues : Les cartes d'Invitation physiques peuvent facilement être égarées, obligeant les destinataires à rechercher eux-mêmes les détails de l'événement, ce qui réduit la probabilité de participation.
- Gestion compliquée des invités : Les cartes d'Invitation traditionnelles ne permettent pas de répondre instantanément aux questions des invités. Les invités doivent parfois se rendre sur un site web (via un code QR) pour répondre, ce qui constitue un processus fastidieux pour de nombreuses personnes.
La décision d'opter pour des cartes d'Invitations virtuelles dépend de plusieurs facteurs :
Audience
Les participants à vos événements sont-ils à l'aise avec les outils numériques ? La réponse est généralement oui, comme le confirment les dernières statistiques.
Type d'événement
Pour un événement local destiné aux seniors, des cartes d'Invitation imprimées peuvent être préférables. Pour une conférence sur le marketing en ligne, les cartes d'Invitation virtuelles sont idéales.
Sensibilité au temps
Dans l'agitation qui précède un événement, les cartes d'Invitation peuvent être oubliées. Les cartes d'Invitation virtuelles peuvent être créées et envoyées rapidement, même une semaine avant l'événement.
Budget
Vous avez un budget serré et devez envoyer des centaines de cartes d'Invitation ? Le numérique est la solution. Avec Power eCard, vous pouvez également suivre et mesurer le succès de vos cartes d'Invitation.
Cartes d'Invitation
Avant de commencer à modéliser votre invitation à un événement, réfléchissez à son contenu. Cela vaut aussi bien pour les cartes d'Invitation imprimées que pour les cartes d'Invitation virtuelles.
Conseils pour la rédaction de cartes d'Invitation
"Par où commencer ? Rédiger un texte attrayant n'est pas chose aisée, surtout sur demande. Pour éviter de rester des heures devant une page blanche, commencez par tracer les grandes lignes du contenu.
Avis de non-responsabilité : si vous voulez vous épargner cet effort, utilisez l'un de nos modèles de texte prêts à l'emploi.
Revenez au contenu de votre carte d'Invitation. Utilisez ces conseils simples pour structurer votre texte. Avec seulement trois éléments de base, vous aurez préparé 80 % de votre contenu - il ne vous restera plus qu'à relier les points.
1. Formulez une ligne d'objet attrayante
80 % des gens ne lisent que le titre d'un texte - ce fascinant aperçu de la publicité en souligne l'importance de manière impressionnante. Comment cela se fait-il ? Parfois par manque d'intérêt pour le sujet traité, mais souvent parce que le titre lui-même ne suscite pas d'intérêt. Dans les cartes d'Invitation, la ligne d'objet représente le titre. L'essentiel ici est de savoir pourquoi des personnes qui sont déjà en train de bailler devraient le faire : Pourquoi les personnes qui baillent déjà à la lecture de l'objet se donneraient-elles la peine de lire le reste de l'invitation ?
Les bonnes lignes d'objet se caractérisent par les points suivants :
- Clarté : Allez droit au but. Évitez les ajouts inutiles dans votre ligne d'objet.
- Mots forts : Utilisez des mots qui attirent l'attention et suscitent l'intérêt, tels que "découvrir", "secrets", "prouvé" ou "garanti"
- L'utilisateur est au centre de l'attention : Déplacez l'attention de vous-même vers le lecteur. Communiquez clairement l'avantage ou la valeur spécifique qu'il obtiendra.
- Précision : Ne faites pas de promesses en l'air. Soyez sincère et direct afin d'instaurer un climat de confiance.
Voici quelques idées de lignes d'objet concises :
- Posez des questions : "Connaissez-vous les plus grosses erreurs commises à l'adresse ........... ?
- Faites des affirmations : "Pourquoi ............ est important dans .............."
- Style questions/réponses : "Vous voulez booster ............ ? Voici comment."
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Demandez dès maintenant votre carte virtuelle d'invitation animée.
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2. Répondre aux questions les plus importantes
Vous connaissez probablement cette méthode depuis l'école primaire (oui, c'est un véritable outil à tout faire), et elle est tout aussi efficace pour les cartes d'Invitation. Répondre aux questions "W", c'est la moitié du chemin à parcourir pour structurer votre communication événementielle. Commencez à noter ces réponses dès le début de votre processus de planification. Les puces sont très efficaces - il suffit de commencer !
- Qu'est-ce qui se passe ? Décrivez l'objet de l'invitation.
- QUAND cela se passe-t-il ? Précisez la date et l'heure de l'événement.
- Où cela se passe-t-il ? Indiquez le lieu de l'événement et donnez l'itinéraire à suivre.
- QUI parle, joue ou assiste à l'événement ? Donnez des détails sur les participants à l'événement.
- POURQUOI devrais-je y assister ? Mettez l'accent sur les avantages dont bénéficieront les participants.
- Comment et jusqu'à quand puis-je m'inscrire ? Expliquez la procédure d'inscription étape par étape, y compris les dates limites.
Quel est le coût de l'inscription ? Le cas échéant, détaillez les frais associés.
Répondez également aux questions suivantes:
- Y a-t-il un code vestimentaire ? Veillez à ce que les invités se sentent à l'aise en précisant les exigences en matière de tenue vestimentaire.
- Qui puis-je contacter pour plus d'informations ? Indiquez toutes les possibilités de contact (numéro de téléphone, courriel, messagerie).
3. Être accueillant
La clé d'une invitation réside souvent dans son approche - et non, il ne s'agit pas seulement de choisir la bonne formule de politesse. Au contraire, chaque lecteur doit se sentir véritablement accueilli tout au long de l'invitation.
Adressez-vous toujours à vos lecteurs de manière active ("Nous vous invitons chaleureusement" au lieu de "Vous êtes invité"), personnalisez-les si possible en utilisant leur nom et adoptez un ton amical pour établir un sentiment de proximité. Des gestes simples, comme inviter leur partenaire ou proposer des activités pour les enfants, peuvent faire toute la différence.
Phrases à éviter :
nous veillerons à votre satisfaction culinaire" - vous avez probablement déjà rencontré ce genre de formulation dans des cartes d'Invitation. Bien qu'elle soit rassurante, reconnaissons qu'elle est un peu désuète par rapport aux normes d'aujourd'hui. Pourtant, nombreux sont ceux qui l'utilisent encore. Votre carte d'Invitation ne doit pas donner l'impression de sortir d'un film d'horreur des années 90. Au contraire, nous vous proposons un meilleur ensemble de phrases pour que votre invitation soit fraîche, amicale et ouverte, et qu'elle fasse une impression positive sur les destinataires.
Évitez ces phrases :
Nous veillerons à votre satisfaction culinaire.
J'aimerais vous inviter cordialement à notre événement XY.
Nous serions ravis de vous accueillir à notre manifestation du 20/01.
Veuillez m'aider à planifier cette manifestation en me faisant savoir si vous pouvez y assister.
Formulez plutôt votre demande de la manière suivante :
Nous veillons à ce que vous disposiez de suffisamment de nourriture et de boissons pendant l'événement.
Vous êtes invité à vous joindre à nous lors de l'événement XY.
Nous nous réjouissons de vous accueillir à notre événement du 20 janvier.
Veuillez me faire savoir si vous serez présent afin que je puisse planifier en conséquence.
Modèles de texte pour l'inspiration (allemand et anglais)
Modèle (allemand) : Invitation au lancement d'un produit
Objet : Invitez à la présentation d'un produit pour que votre style de vie soit respectueux de l'environnement
Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen,
êtes-vous prêts à franchir un nouveau palier dans l'achat de produits alimentaires ? Vous pouvez assister à la présentation du nouveau XXX le 10 juin 2020, à 12 heures. Juni 2020, à 12 heures, dans notre siège social.
En plus d'une délicieuse bouchée, vous découvrirez les secrets de notre production et assisterez à une présentation de notre PDG. Ne laissez pas passer votre chance !
Vous pouvez vous inscrire jusqu'au 25 mai 2020. Mai 2020, si je peux réserver une place pour vous. L'inscription est naturellement gratuite.
Viele Grüße und bis bald
Max Mustermann
Template (englisch) : Invitation au lancement d'un produit
Objet : Découvrez l'idée d'une chaussure qui changera à jamais votre style de course
Chers collègues, chers collègues,
Êtes-vous prêts pour le prochain niveau de chaussures de course ? Rejoignez-nous pour la présentation de la nouvelle XXX le lundi 10 juin 2020 à 12 heures à notre siège.
Outre de délicieux amuse-gueules, vous pourrez découvrir les coulisses de notre production et assister à une allocution de notre PDG. Ne manquez pas cette occasion !
Veuillez vous inscrire avant le 25 mai 2020 afin que je puisse vous réserver votre place. La participation est bien sûr gratuite.
Meilleurs vœux et à bientôt
John Doe
Cartes d'Invitation modèles
La création d'une invitation (presque) irrésistible ne se limite pas à un texte convaincant : elle comprend également des éléments de conception stratégiques qui peuvent persuader efficacement vos participants idéaux d'assister à votre événement.
Adaptez la conception autour de ces quatre éléments clés : images, typographie, arrière-plan et couleurs, en veillant à ce qu'ils s'alignent parfaitement sur votre public cible.
1. IMAGES
Les images jouent un rôle crucial dans la communication visuelle, car elles sont capables de susciter des émotions, des désirs, de l'admiration, voire un choc.
Nos recommandations pour choisir les bonnes images :
- Optez pour des images qui correspondent à l'état d'esprit que vous souhaitez transmettre.
- Faites preuve de créativité et évitez les choix les plus évidents que tout le monde utilise.
Évitez les photos d'archives ; donnez plutôt une touche personnelle à vos images.
Notre conseil :
Si vous n'avez pas le temps ou le budget pour une séance photo personnalisée avec des photographes, vous pouvez choisir parmi un large éventail de photos en haute résolution sur https://unsplash.com/. Vous envoyez vos cartes d'Invitation virtuelles ? Pensez à utiliser des animations graphiques ! Vous trouverez une vaste sélection de vidéos sur https://mixkit.co/, toutes de haute qualité. Les deux plates-formes offrent du matériel entièrement gratuit qui peut également être utilisé commercialement sans aucune restriction !
2. TYPOGRAPHIE
La typographie joue un rôle crucial dans la communication visuelle, car elle influence la façon dont notre subconscient interprète les messages et suscite des associations et des émotions chez les spectateurs. C'est une arme (secrète) pour créer des cartes d'Invitation convaincantes.
Nos recommandations pour choisir la bonne typographie :
- Optez pour deux polices : une police audacieuse et accrocheuse pour les titres (par exemple, X) et une police lisible pour les sous-titres et le corps du texte (par exemple, X).
- Évitez d'utiliser des polices trop semblables qui risquent de s'opposer ; par exemple, évitez d'associer deux polices à empattement comme Times New Roman et Minion.
- Veillez à ce que votre texte soit bien contrasté par rapport à l'arrière-plan afin d'en améliorer la lisibilité.
- Évitez l'indentation ou l'interlignage excessifs, car ils peuvent perturber la cohésion du texte ; utilisez plutôt des tailles et des interlignes appropriés.
Notre conseil :
Pour le web (y compris les cartes d'Invitation virtuelles), Google propose une sélection de plus de 800 polices de caractères - toutes gratuites ! Consultez-les à l'adresse https://fonts.google.com/.
3. CONTEXTE
Si vous modélisez une carte d'Invitation recto-verso, vous aurez probablement une image au recto et du texte au verso. Dans ce cas, l'accent est mis sur la communication par les mots. Il est essentiel de veiller à ce que le texte se détache clairement de l'arrière-plan (contraste).
Toutefois, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas utiliser d'autres modèles. Les graphiques d'arrière-plan peuvent être utilisés pour soutenir l'identité de votre entreprise ou ajouter des éléments décoratifs.
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4. COULEURS
Chaque couleur évoque des émotions spécifiques et influence la façon dont les participants potentiels perçoivent votre message. Ne manquez pas l'occasion de façonner délibérément les perceptions grâce à des choix de couleurs réfléchis.
Voici un bref aperçu de l'impact psychologique des couleurs :
- Rouge : Dynamique, passionné
- Jaune : Gai, optimiste
- Vert : Naturel, vivant
- Bleu : Digne de confiance, professionnel
- Orange : Energique, chaleureux
- Violet : Créatif, magique
- Noir : Sérieux, classique
- Blanc : Propre, amical
- Gris : formel, professionnel
Distribution des cartes d'Invitation
Une planification efficace est essentielle, surtout lorsqu'il s'agit d'envoyer des cartes d'Invitation traditionnelles par la poste. Un manque de temps peut rendre tous les efforts vains. La conception, l'impression, la préparation des listes d'adresses, l'impression des modèles d'adresses, l'assemblage des envois et la livraison postale nécessitent généralement plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Lors de la planification, tenez compte du fait que les destinataires du secteur B2B ont besoin d'un délai unique pour programmer leur participation à votre événement professionnel et en faire une priorité.
Même avec les cartes d'Invitations virtuelles, il est essentiel de disposer d'un délai suffisant, bien que le temps total nécessaire soit considérablement réduit. En outre, qu'il s'agisse d'invitations en une ou plusieurs étapes, il est essentiel de trouver le bon équilibre. L'objectif est d'attirer l'attention sur votre événement sans pour autant submerger les invités potentiels.
D'après notre expérience, une approche en trois étapes( Save the Date, cartes d'Invitation et rappel) permet d'obtenir des résultats optimaux. Notamment, la mise en œuvre d'un processus d'invitation en trois étapes est principalement réalisable par le biais de solutions numériques.
Réservez la date
au moins 4 mois avant l'événement
Cartes d'Invitation
au moins 2 mois avant l'événement
Rappel
2 semaines avant l'événement
Planifiez votre processus de gestion des participants à l'avance lors de l'envoi des cartes d'Invitation : Recueillez les RSVP de manière traditionnelle ou gérez-les de manière transparente à l'aide de solutions logicielles spécialisées. En envoyant des cartes d'Invitation virtuelles par e-mail ou via un logiciel spécialisé, les destinataires peuvent facilement répondre et vous pouvez gérer efficacement leurs commentaires. Mettez en œuvre des solutions pour rationaliser ce processus.
Notre conseil :
Envisagez de mettre en œuvre une stratégie d'invitation en plusieurs étapes et sur plusieurs supports. Par exemple, commencez par envoyer un avis numérique "Save the Date", suivi d'une invitation formelle par courrier, puis envoyez un message de "rappel" via XING ou LinkedIn. Utilisez les canaux numériques pour diriger les invités vers une page de renvoi contenant des informations complémentaires et des contenus multimédias tels que des vidéos.
Cartes d'Invitations à un événement et conformité au GDPR
Depuis le 25 mai 2018, le monde du marketing navigue avec prudence dans les complexités de la confidentialité des données . Qu'est-ce qui est autorisé, qu'est-ce qui ne l'est pas ?
Avant de poursuivre, veuillez noter : nous ne fournissons pas de conseils juridiques. Il s'agit plutôt d'une compilation des résultats de nos recherches (et de nos consultations avec des experts en matière de protection de la vie privée) au meilleur de nos connaissances. Discutez des mesures de sécurité prévues avec votre responsable de la protection des données ou votre service juridique.
Cartes d'Invitations aux entreprises :
Envoyez des cartes d'Invitation par courriel à des entreprises (par exemple info@power-ecard.com), sans cibler de contacts spécifiques au sein de celles-ci. Cette méthode est conforme au GDPR lorsqu'elle utilise des données provenant de sources accessibles au public (par exemple, des annuaires téléphoniques) sans utiliser d'informations personnelles.
Cartes d'Invitations :
Cibler des individus au sein d'une entreprise, en suivant les lignes directrices du GDPR pour le traitement des données personnelles.
Cela nécessite généralement un consentement, sauf dans des circonstances exceptionnelles spécifiques..
Cas particuliers:
Vous avez la liberté d'envoyer des courriels aux invités avec lesquels vous entretenez une relation d'affaires préexistante ou continue.
Imaginez l'utilisation d'un outil comme Power eCard, conçu spécifiquement comme une solution marketing personnalisée 1-to-1. Un employé de votre entreprise peut ainsi envoyer sans effort des cartes d 'Invitation virtuelles à ses contacts habituels, qu'il s'agisse declients ou de partenaires, avec des messages d'accueil personnalisés. Dans ce cas, le consentement formel n'est pas requis, ce qui s'aligne parfaitement sur les réglementations GDPR en raison de l'existence claire d'une relation commerciale active.
L'utilisation d'un outil numérique pour la gestion des invitations exige de prêter attention à ces caractéristiques essentielles pour la conformité au GDPR :
Conclusion
La transformation numérique au sein des entreprises est une tâche monumentale. En particulier, des processus tels que la gestion des cartes d'Invitation virtuelles offrent une occasion parfaite de passer en douceur du traditionnel au numérique avec un minimum d'efforts. En adoptant la philosophie "Voyez grand, commencez petit"
Une solution numérique rend non seulement l'envoi d'invitations à un événement plus rentable et plus flexible par rapport au courrier traditionnel, mais elle améliore également l'efficacité et la capacité d'adaptation. Cela vous permet de vous concentrer pleinement sur les aspects de l'organisation de l'événement qui résistent à la numérisation.
À vous de jouer : Avez-vous un conseil ou une expérience à partager ? N'hésitez pas à nous faire part de vos idées, de vos ajouts et de vos commentaires par courriel à l'adresse suivante : info[at]power-ecard.de
Vous avez le bon texte, mais pas encore de modèles ? Parcourez la bibliothèque des eCard, qui compte plus de 100 modèles.
