Organizzare un evento non è un'impresa da poco. Dalla sede al programma, dai fornitori all'intrattenimento, l'elenco dei compiti è infinito.
Spesso gli inviti vengono trascurati. Ma sono il primo punto di contatto con i potenziali partecipanti e da essi dipende il successo del vostro evento aziendale.
Non mettete a rischio il successo del vostro evento inviando inviti scialbi e poco stimolanti, sprecando così del potenziale. Se volete semplificare il processo senza sacrificare la qualità, consultate la nostra guida completa (che include modelli in inglese e tedesco).
Tipo di invito
Analogica o digitale?
Prima di dedicarsi alla progettazione o alla stesura dei biglietti invito per l'evento, è necessario decidere quale tipo di invito si desidera inviare. Questo vale per tutti i tipi di inviti, sia che si tratti di un evento aziendale, di un anniversario o del lancio di un prodotto. Avete due opzioni:
- Biglietti invito digitali
- Biglietti d'invito stampati
Negli ultimi anni, sempre più aziende hanno adottato biglietti invito digitali a causa dei seguenti svantaggi di quelli stampati:
- Costi elevati: I costi di stampa possono lievitare rapidamente, anche se si tratta di prezzi all'ingrosso, più le spese postali e le eventuali spese di progettazione.
- Mancanza di personalizzazione: I biglietti personalizzati comportano l'aggiunta manuale dei nomi, il che richiede tempo che potrebbe essere speso meglio per altre attività.
- Smarrimento dei biglietti d'invito: I biglietti invito fisici possono essere facilmente smarriti, costringendo i destinatari a rintracciare da soli i dettagli dell'evento, riducendo così le probabilità di partecipazione.
- Gestione complicata degli ospiti: I biglietti invito istantanei non sono possibili con gli inviti tradizionali. Gli ospiti devono visitare un sito web (tramite codice QR) per rispondere, un processo scomodo per molti.
La scelta di biglietti invito digitali dipende da diversi fattori:
Pubblico
I partecipanti ai vostri eventi si trovano a proprio agio con gli strumenti digitali? La risposta è generalmente affermativa, come confermano le ultime statistiche.
Tipo di evento
Per un evento locale per anziani, gli inviti stampati potrebbero essere la soluzione migliore. Per una conferenza di marketing online, l'ideale sono i biglietti invito digitali.
Sensibilità temporale
Nella frenesia che precede un evento, i biglietti invito possono essere dimenticati. I biglietti invito digitali possono essere creati e inviati rapidamente, anche una settimana prima dell'evento.
Bilancio
Avete un budget limitato e dovete inviare centinaia di biglietti invito? La strada da percorrere è quella digitale. Con Power eCard potete anche monitorare e misurare il successo dei vostri inviti.
Testo dell'invito
Prima di iniziare a modellare l'invito per l'evento, pensate al contenuto. Questo vale sia per gli inviti stampati che per quelli digitali.
Consigli per la stesura dei testi d'invito
"Da dove comincio?" Scrivere un testo accattivante non è facile, soprattutto su richiesta. Per evitare di fissare una pagina bianca per ore, iniziate a delineare il contenuto.
Disclaimer: se volete evitare la fatica, utilizzate uno dei nostri modelli di testo già pronti.
Tornate al contenuto dell'invito. Utilizzate questi semplici consigli per strutturare il testo. Con soli tre elementi, avrete già pronto l'80% del vostro contenuto: si tratta solo di unire i puntini.
1. Formulare un oggetto attraente
l'80% delle persone legge solo il titolo di un testo: questo affascinante dato pubblicitario ne sottolinea in modo impressionante l'importanza. Perché? A volte è dovuto alla mancanza di interesse per l'argomento in questione, ma spesso è perché il titolo stesso non riesce a suscitare alcun interesse. Nei biglietti invito, l'oggetto rappresenta il titolo. La chiave è: Perché le persone che stanno già sbadigliando davanti all'oggetto dovrebbero sforzarsi di leggere il resto dell'invito?
Un buon oggetto è caratterizzato dai seguenti punti:
- Chiarezza: Andare dritti al punto. Evitate le aggiunte non necessarie nell'oggetto.
- Parole d'ordine: Usate parole che attirino l'attenzione e suscitino interesse, come "scoprire", "segreti", "provato" o "garantito"
- Focus sull'utente: Spostate l'attenzione da voi stessi al lettore. Comunicate chiaramente il beneficio o il valore specifico che otterranno.
- Accuratezza: Non fate promesse vuote. Siate sinceri e diretti per creare fiducia.
Ecco alcune idee di oggetto conciso:
- Porre domande: "Conosci i più grandi errori di ...........?"
- Fare affermazioni: "Perché ............ è importante in .............."
- Stile Q&A: "Volete incrementare ............? Ecco come"
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2. Rispondere alle domande più importanti
Probabilmente conoscete questo metodo dai tempi della scuola elementare (sì, è un vero e proprio strumento universale), ed è altrettanto efficace per gli inviti a un evento. Rispondere alle domande "W" è metà della battaglia per strutturare la comunicazione di un evento. Iniziate ad annotare queste risposte fin dall'inizio del processo di pianificazione. Gli elenchi puntati vanno benissimo, basta iniziare!
- Cosa succede? Descrivete lo scopo dell'invito.
- QUANDO succede? Specificate la data e l'ora dell'evento.
- DOVE si svolge? Indicare il luogo dell'evento e fornire indicazioni stradali.
- CHI PARLA, SI ESIBISCE O PARTECIPA? Condividete i dettagli sui partecipanti all'evento.
- Perché dovrei partecipare? Evidenziate i vantaggi che i partecipanti otterranno.
- Come e fino a quando posso iscrivermi? Spiegate il processo di registrazione passo dopo passo, comprese le scadenze.
Quanto costa l'iscrizione? Se applicabile, specificare i costi associati.
Inoltre, rispondere alle seguenti domande:
- C'è un codice di abbigliamento? Assicuratevi che gli ospiti si sentano a proprio agio specificando le aspettative sull'abbigliamento.
- Chi posso contattare per ulteriori informazioni? Fornite tutte le opzioni di contatto (numero di telefono, e-mail, messenger).
3. Essere accoglienti
La chiave di ogni invito risiede spesso nel suo approccio - e non si tratta solo di scegliere il saluto giusto. Al contrario, ogni lettore deve sentirsi genuinamente accolto per tutta la durata dell'invito.
Rivolgetevi sempre ai lettori in modo attivo ("Vi invitiamo calorosamente" invece di "Siete invitati"), personalizzateli se possibile usando il loro nome e adottate un tono amichevole per stabilire un senso di vicinanza. L'offerta di incentivi può contribuire ad accattivare ulteriormente i potenziali ospiti: gesti semplici come l'invito del partner o l'organizzazione di attività per i bambini possono fare la differenza.
Frasi da evitare:
"Garantiremo la vostra soddisfazione culinaria": è probabile che abbiate già incontrato questo tipo di dicitura negli inviti. Sebbene sia rassicurante, ammettiamolo: suona un po' datata per gli standard odierni. Eppure, molti la usano ancora. Il vostro invito non deve sembrare uscito dal set di un film horror degli anni '90. Al contrario, vi offriamo una serie di frasi migliori per garantire che il vostro invito suoni fresco, amichevole e aperto, suscitando un'impressione positiva nei destinatari.
Evitare queste frasi:
Garantiremo la vostra soddisfazione culinaria.
Vorrei invitarla cordialmente al nostro evento XY.
Saremo lieti di accoglierla al nostro evento del 20 gennaio.
La prego di aiutarmi nella pianificazione facendomi sapere se può partecipare.
Piuttosto, esprimetevi in questo modo:
Vi assicuriamo cibo e bevande in abbondanza durante l'evento.
Siete invitati a partecipare all'evento XY.
Non vediamo l'ora di darvi il benvenuto al nostro evento il 20 gennaio.
Per favore, fatemi sapere se parteciperete all'evento, in modo che possa organizzarmi di conseguenza.
Modelli di testo per l'ispirazione (tedesco e inglese)
Modello (tedesco): Invito al lancio di un prodotto
Oggetto: Vi invitiamo a partecipare al lancio di un prodotto, che possa far crescere il vostro stile di vita in modo sostenibile
Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen,
siete pronte per il nuovo livello di Laufschuhen? Allora, venite alla presentazione del nuovo XXX il lunedì, 10 giugno 2020, alle ore 12.00. Juni 2020, alle ore 12 presso la nostra sede centrale.
Oltre a un delizioso fingerfood, avrete la possibilità di conoscere da vicino i prodotti della nostra produzione e di assistere a un discorso dei nostri amministratori delegati. Non lasciatevi sfuggire l'occasione!
Siediti con noi fino al 25 maggio 2020. Mai 2020 an, sod if ich Ihren Platz für Sie reservieren. L'iscrizione è naturalmente gratuita.
Viele Grüße und bis bald
Max Mustermann
Modello (inglese): Invito al lancio di un prodotto
Oggetto: Sperimentate l'idea di una scarpa che cambierà per sempre il vostro stile di corsa
Cari colleghi, cari colleghi,
Siete pronti per il nuovo livello di scarpe da corsa? Allora unitevi a noi per la presentazione della nuova XXX lunedì 10 giugno 2020 alle ore 12.00 presso la nostra sede.
Oltre a deliziosi finger food, vi aspettano approfondimenti dietro le quinte della nostra produzione e un keynote del nostro CEO. Non perdete l'occasione!
Vi prego di iscrivervi entro il 25 maggio 2020, in modo che possa riservarvi un posto. La partecipazione è ovviamente gratuita.
Auguri e a presto
Sconosciuto
Modelli per inviti
La creazione di un invito (quasi) irresistibile non si limita a un testo convincente, ma comprende anche elementi strategici di design che possono persuadere efficacemente i partecipanti ideali a partecipare al vostro evento.
Create il design su misura attorno a questi quattro componenti chiave: modelli, tipografia, sfondo e colori, assicurandovi che siano perfettamente in linea con il vostro pubblico di riferimento.
1. IMMAGINI
Le immagini svolgono un ruolo cruciale nella comunicazione visiva, in grado di evocare emozioni, desideri, stupore e persino shock.
I nostri consigli per scegliere le immagini giuste:
- Scegliete immagini in linea con lo stato d'animo che volete trasmettere.
- Siate creativi ed evitate le scelte più ovvie che tutti gli altri utilizzano.
Evitate le foto di repertorio; piuttosto, infondete alle vostre immagini un tocco personale.
Il nostro consiglio:
Se non avete il tempo o il budget per un servizio fotografico personalizzato con i fotografi, potete scegliere tra una vasta gamma di foto ad alta risoluzione su https://unsplash.com/. Spedite i biglietti invito digitali per il vostro evento? Prendete in considerazione l'idea di utilizzare la grafica in movimento! Su https://mixkit.co/ troverete una vasta selezione di video , tutti in alta qualità. Entrambe le piattaforme offrono materiali completamente gratuiti che sono anche utilizzabili commercialmente senza alcuna restrizione!
2. TIPOGRAFIA
La tipografia svolge un ruolo cruciale nella comunicazione visiva, influenzando il modo in cui il nostro subconscio interpreta i messaggi ed evoca associazioni ed emozioni negli spettatori. È un'arma (segreta) per creare inviti per eventi convincenti.
I nostri consigli per scegliere la giusta tipografia:
- Optate per due font: un font audace e accattivante per i titoli (ad esempio, X) e un font leggibile per i sottotitoli e il testo del corpo (ad esempio, X).
- Evitate di usare font troppo simili che potrebbero stonare; per esempio, evitate di abbinare due font serif come Times New Roman e Minion.
- Assicuratevi che il testo contrasti bene con lo sfondo per migliorare la leggibilità.
- Evitate rientri o interlinee eccessive, perché possono disturbare la coesione del testo; utilizzate invece dimensioni e spaziature appropriate.
Il nostro consiglio:
Per il web (compresi gli inviti digitali), Google offre una selezione di oltre 800 font, tutti gratuiti! Consultate il sito https://fonts.google.com/.
3. CONTESTO
Se state progettando un biglietto d'invito a doppia faccia, probabilmente avrete un'immagine sul fronte e un testo sul retro. In questo caso, l'attenzione è rivolta soprattutto alla comunicazione attraverso le parole. È fondamentale garantire che il testo risalti chiaramente sullo sfondo (contrasto).
Tuttavia, questo non significa che non si possano utilizzare altri modelli. La grafica dello sfondo può essere utilizzata per sostenere l'identità aziendale o per aggiungere elementi decorativi.
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4. COLORI
Ogni colore evoca emozioni specifiche e influenza il modo in cui i potenziali partecipanti percepiscono il vostro messaggio. Non perdete l'opportunità di modellare deliberatamente le percezioni con scelte cromatiche ponderate.
Ecco una rapida panoramica dell'impatto psicologico dei colori:
- Rosso: Dinamico, appassionato
- Giallo: Allegro, ottimista
- Verde: Naturale, vivace
- Blu: Affidabile, professionale
- Arancione: Energico, caldo
- Viola: Creativo, magico
- Nero: Serio, classico
- Bianco: Pulito, amichevole
- Grigio: Formale, professionale
Distribuzione dei biglietti invito
Una pianificazione efficace è fondamentale, soprattutto quando si inviano biglietti d'invito tradizionali per posta. Un'insufficiente allocazione di tempo può rendere vani tutti gli sforzi. La progettazione, la stampa, la preparazione degli elenchi di indirizzi, la stampa delle etichette, l'assemblaggio dei modelli e l'invio postale richiedono in genere diverse settimane o addirittura mesi. Al momento della pianificazione, considerate che i destinatari del settore B2B hanno bisogno di un ampio margine di tempo per programmare e dare priorità alla partecipazione al vostro evento aziendale.
Anche con i biglietti invito digitali è fondamentale un adeguato anticipo, anche se i tempi complessivi sono notevolmente ridotti. Inoltre, che si tratti di inviti singoli o a più livelli, è essenziale trovare il giusto equilibrio. L'obiettivo è quello di ottenere un'attenzione sufficiente per l'evento senza sopraffare i potenziali ospiti.
In base alla nostra esperienza, un approccio in tre fasi, che comprende Save the Date, Invito formale e Promemoria, consente di ottenere risultati ottimali. In particolare, l'implementazione di un processo di invito in tre fasi è prevalentemente realizzabile attraverso soluzioni digitali.
Salva la data
almeno 4 mesi prima dell'evento
Invito
almeno 2 mesi prima dell'evento
Promemoria
2 settimane prima dell'evento
Pianificate il processo di gestione dei partecipanti in anticipo rispetto all'invio degli inviti: Raccogliete gli RSVP tradizionalmente o gestiteli senza problemi con soluzioni software dedicate. Inviando biglietti invito digitali per eventi tramite e-mail o software specializzati, i destinatari possono rispondere facilmente e voi potete gestire in modo efficiente i loro feedback. Implementate soluzioni per semplificare questo processo.
Il nostro consiglio:
Considerate la possibilità di attuare una strategia di invito multi-stadio e cross-mediale. Per esempio, iniziate con l'invio di un avviso digitale "Save the Date", seguito da un invito formale via posta, e poi inviate un messaggio di "promemoria" tramite XING o LinkedIn. Utilizzate i canali digitali per indirizzare gli invitati a una landing page con informazioni aggiuntive e contenuti multimediali come i video.
Biglietti invito per eventi e conformità al GDPR
Dal 25 maggio 2018, il mondo del marketing sta navigando con cautela tra le complessità della privacy dei dati . Cosa è consentito e cosa no?
Prima di procedere, si prega di notare: non forniamo consulenza legale. Si tratta invece di una raccolta dei risultati delle nostre ricerche (e delle consultazioni con esperti di privacy) al meglio delle nostre conoscenze. Discutete le misure di sicurezza previste con il vostro responsabile della protezione dei dati o con l'ufficio legale.
Biglietti invito alle aziende:
Inviare biglietti invito via e-mail alle aziende (ad esempio, info@power-ecard.com), non mirando a contatti specifici al loro interno. Questo metodo è conforme al GDPR quando si utilizzano dati provenienti da fonti pubblicamente disponibili (ad esempio, elenchi telefonici) senza utilizzare informazioni personali.
Biglietti invito a persone singole:
Rivolti a singoli individui all'interno di un'azienda, seguendo le linee guida del GDPR per il trattamento dei dati personali.
In genere è necessario il consenso, tranne in specifiche circostanze eccezionali..
Casi speciali:
Avete la libertà di inviare e-mail agli invitati con i quali avete un rapporto commerciale preesistente o in corso.
Immaginate di utilizzare uno strumento come Power eCard, creato appositamente come soluzione di marketing personalizzata 1-to-1. In questo caso, un dipendente della vostra organizzazione può inviare senza problemi biglietti invito digitali a eventi ai propri contatti consolidati, siano essiclienti o partner, con saluti e messaggi personalizzati. In questi casi, il consenso formale non è richiesto, allineandosi perfettamente alle normative GDPR grazie alla chiara esistenza di una relazione commerciale attiva.
L'utilizzo di uno strumento digitale per la gestione degli inviti richiede l'attenzione a queste caratteristiche critiche per la conformità al GDPR:
Conclusione
La trasformazione digitale all'interno delle Enterprise è un compito monumentale. In particolare, processi come la gestione digitale degli inviti agli eventi offrono un'opportunità perfetta per passare senza problemi dal tradizionale al digitale con il minimo sforzo. Abbracciando la filosofia "Pensa in grande, inizia in piccolo"
Una soluzione digitale non solo rende l'invio di inviti per eventi più economico e flessibile rispetto alla posta tradizionale, ma migliora anche l'efficienza e l'adattabilità. Questo vi permette di concentrarvi completamente sugli aspetti della pianificazione dell'evento che resistono alla digitalizzazione.
Ora tocca a voi: Avete un consiglio o un'esperienza da condividere? Saremo lieti di ricevere le vostre intuizioni, aggiunte e feedback via e-mail all'indirizzo: info[at]power-ecard.de
Avete già il testo giusto, ma non ancora un modello? Sfogliate la libreria di eCard con oltre 100 modelli.
