Eventeinladungen: Der ultimative Guide für Unternehmen [inkl. Vorlagen]

Events sind eine Heidenarbeit. Location, Ablauf, Dienstleister, Rahmenprogramm – das sind nur wenige Aufgaben, die bei diesem Mammutprojekt anfallen.

Leider führt das oftmals dazu, dass eines zu kurz kommt: die Eventeinladung. Sie ist der erste Berührungspunkt zwischen Ihnen und den potenziellen Teilnehmern. Mit ihr steht und fällt Ihr Firmenevent.

Seien Sie nicht leichtfertig und gefährden den Erfolg ihres Events, indem Sie die Einladung einfach lieblos abfrühstücken und so massig Potenzial verschenken. Wenn Sie diesen Prozess trotzdem beschleunigen wollen, ohne dass die Qualität darunter leidet, nutzen Sie diesen Leitfaden (Vorlagen auf Deutsch und Englisch inklusive).

Art der Einladung (analog oder digital?)

Bevor Sie sich ausführlich mit dem Gestalten oder Texten Ihrer Eventeinladung beschäftigen, sollten Sie sich entscheiden, welche Art von Einladungen Sie verschicken wollen. Das gilt übrigens für alle Arten von Einladungen – egal ob Firmenevent, Firmenjubiläum oder Product Launch.

Hierfür haben Sie zwei Möglichkeiten:

  1. digitale Einladungen
  2. gedruckte Einladungen

Besonders in den vergangenen Jahren tendieren immer mehr Firmen dazu, die Digitalisierung aktiv voranzutreiben und auf digitale Einladung umzusteigen.

Das liegt besonders an vier großen Nachteilen von gedruckten Einladungen:

  • Hohe Kosten: Allein für den Druck müssen Sie bei Einladungskarten selbst bei der Abnahme von größeren Mengen (500 Karten) schon mit mindestens 1€ pro Karte rechnen. Dazu kommt noch der Versand (etwa 0,70€ pro Karte), gegebenenfalls auch die Beauftragung einer Design-Agentur. Das kann in der Summe richtig teuer werden.

  • Keine Personalisierung: Die Empfänger Ihrer Karten fühlen sich wertgeschätzt, wenn sie persönlich angesprochen werden. Bei gedruckten Karten führt das dazu, dass Sie alle Namen händisch eintragen oder beim Bestellprozess hinterlegen müssen. Das benötigt Zeit, die Sie in sinnvollere Dinge investieren können.

  • Einladung geht verloren: Sie wissen bestimmt selbst, wie schnell sich Dinge in Luft auflösen können. Sie hatten etwas doch „genau hier“ abgelegt, doch finden können Sie es nicht mehr. So kann es auch Ihren (potenziellen) Teilnehmern gehen. In diesem Fall bedeutet das allerdings: Um die Informationen zum Event wieder zu sammeln, muss der Kunde selbst noch einmal aktiv werden. Das mindert die Chancen, dass er am Ende tatsächlich erscheint.

  • Kompliziertes Teilnehmermanagement: Eine sofortige Zu- oder Absage ist in der klassischen Variante nicht möglich. Um überhaupt einen Überblick zu behalten, können Eingeladene dazu aufgefordert werden, eine Website zu besuchen (z.B. per QR-Code) und dort eine Antwort zu hinterlassen. Das Problem: Der Sprung von der analogen in die digitale Welt ist für viele umständlich und aufwendig.

Die Entscheidung für oder gegen digitale Einladungen hängt zusätzlich von weiteren Faktoren ab:

Text der Einladung

Bevor Sie Ihre Eventeinladung in Form bringen, sollten Sie sich Gedanken über den Inhalt machen. Das gilt übrigens für sowohl für gedruckte als auch digitale Einladungen.

Tipps für das Verfassen von Einladungstexten

„Und wie fange ich jetzt an?“ Den wenigsten geht ein ansprechender Text mühelos von der Hand – schon gar nicht auf Knopfdruck. Wir empfehlen Ihnen deshalb, bevor Sie minuten- oder sogar stundenlang vor einer leeren Seite (oder einem leeren Blatt Papier) sitzen, den Text zuerst inhaltlich aufzubauen.

Disclaimer: Wenn Sie sich die Arbeit komplett sparen möchten, überspringen Sie diesen Abschnitt und wählen eine der fertigen Text-Vorlagen.

Zurück zum Inhalt Ihrer Einladung. Nutzen Sie die folgenden einfach umsetzbaren Tipps für den Aufbau Ihres Textes: Sie werden merken, dass der Inhalt Ihrer Einladung mithilfe von nur 3 Bausteinen schon zu 80% steht – am Ende geht es nur noch darum, alles zu verknüpfen.

Formulieren Sie eine attraktive Betreffzeile

80% der Menschen lesen nur die Überschrift eines Textes – diese spannende Erkenntnis aus dem Advertising unterstreicht dessen Bedeutung eindrucksvoll. Woran das liegt? Manchmal mit Sicherheit am Desinteresse am jeweiligen Thema, oft aber an der Überschrift selbst, die keinerlei Interesse weckt. In Eventeinladungen steht die Betreffzeile stellvertretend für die Überschrift. Hier gilt: Warum sollten sich Menschen, die bereits beim Lesen der Betreffzeile gähnen müssen, durch die restliche Einladung quälen?

Knackige und attraktive Betreffzeilen zeichnen sich durch folgende Punkte aus:

  • Präzision: Schreiben Sie nicht um den heißen Brei herum, sondern bringen Sie auf den Punkt, was Sie aussagen möchten. Unnötige Zusätze haben in der Betreffzeile nichts zu suchen.

  • „Power Words“: Das sind Wörter, die Aufmerksamkeit regelrecht auf sich ziehen und nahezu automatisch Interesse wecken. Solche Wörter sind zum Beispiel: Geheimnis, Tipps, überzeugen, verraten, wirkungsvoll oder garantiert.

  • Nutzerzentrierung:Es geht nicht um Sie, sondern um Ihre (potenziellen) Teilnehmer. Lenken Sie den Fokus weg von Ihnen auf Ihren Leser und kommunizieren Sie unmissverständlich, welchen konkreten Nutzen/Mehrwert er hat, wenn er ein gewisses Event besucht.

  • Korrektheit: Machen Sie in Ihrer Betreffzeile keine leeren Versprechungen, sonst werden Sie den Leser verärgern und außerdem in schlechter Erinnerung bleiben.

Ideen für knackige Betreffzeilen:

  • Fragen stellen: Kennen Sie die größten Fehler … ?
  • Thesen aufstellen: Darum …
  • Frage-Antwort-Spiel: Sie wollen …? Dann …

Beantworten Sie die W-Fragen

Sie kennen diese Methode wahrscheinlich schon aus der Grundschule (ja, sie ist eine echte Allzweckwaffe), auch bei Eventeinladungen ist das Beantworten der W-Fragen schon mindestens die halbe Miete. Notieren Sie gleich zu Beginn Ihres Strukturprozesses die Antworten zu den W-Fragen. Das können Sie auch stichpunktartig tun, Hauptsache Sie starten!

  • WAS findet statt? Nennen Sie den Anlass der Einladung.

  • WANN findet es statt? Nennen Sie den Termin der Einladung.

  • WO findet es statt? Nennen Sie den Ort des Events und liefern direkt Hinweise zur Anfahrt.

  • WER spricht, tritt auf oder nimmt teil? Geben Sie Informationen zu den Inhalten des Events.

  • WARUM sollte ich dabei sein? Zeigen Sie auf, wie die Leser durch eine Teilnahme profitieren.

  • WIE und BIS WANN kann man sich anmelden? Erklären Sie detailliert, wie und wo sich die Leser anmelden können. Hierfür eignen sich Schritt-für-Schritt-Erklärungen. Außerdem sollten Sie, wenn relevant, eine Anmelde-Deadline kommunizieren.

  • WIE VIEL kostet die Anmeldung? Ist die Teilnahme am Event kostenpflichtig, nennen Sie unbedingt die damit verbundenen Kosten.

Darüber hinaus sollten Sie diese Fragen beantworten:

  • Ist eine bestimmte Kleidung erwünscht? Sie wollen schließlich nicht, dass sich ein Besucher deshalb unwohl fühlt.
  • An wen kann ich mich wenden, wenn ich weitere Fragen habe? Geben Sie sämtliche Kontaktmöglichkeiten an (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Messenger-Kontakt).

Seien Sie einladend

Oftmals liegt der Schlüssel einer Einladung in der Ansprache – und nein, das liegt nicht (nur) an der Wahl der passenden Anrede. Vielmehr sollten Sie jedem einzelnen Leser in der gesamten Einladung das Gefühl geben, herzlich willkommen zu sein.

Sprechen Sie Ihre Leser jederzeit aktiv an (Wir laden Sie herzlich ein statt Sie sind herzlich eingeladen), nennen Sie ihn (wenn möglich) beim Namen und wählen einen freundlichen Ton, um eine gewisse Nähe aufzubauen. Mit Bonusangeboten können Sie sich darüber hinaus um die Gunst Ihrer potenziellen Gäste bemühen – das funktioniert bereits mit simplen Maßnahmen wie der Einladung des Partners und reicht bis zu einem Rahmenprogramm für Kinder.

Formulierungen, die Sie vermeiden sollten

„Für Ihr leibliches Wohl ist gesorgt“ – garantiert haben Sie diese Formulierung selbst schon oft in Einladungen gelesen. Generell ist das auch ein gutes Zeichen, da Essen sicher kein unwichtiger Faktor bei der Entscheidung für oder gegen ein Event ist.

Aber mal ehrlich: Wir leben im Jahr 2019 und kein Mensch würde das heutzutage noch sagen. Trotzdem schreiben das noch viele. Dass Sie bei Ihrer Einladung nicht ins Gruselfloskel-Repertoire greifen müssen, erhalten Sie von uns ein besseres Formulierungs-Set, mit dem Ihre Einladung nicht nach 1990 klingt. Stattdessen machen Sie einen frischen, freundlichen und offenen Eindruck bei den Empfängern.

Text-Vorlagen zum Klauen (Deutsch und Englisch)

Design der Einladung

Für eine (fast) unwiderstehliche Einladung gibt es neben textlichen Triggern auch einige gestalterische, die Sie gezielt einsetzen können, um Ihre Traumteilnehmer vom Event zu überzeugen.

Schneiden Sie das Design mit seinen vier zentralen Bestandteilen (Bilder, Typografie, Hintergrund, Farben) passgenau auf Ihre Zielgruppe zu.

Bilder

Bilder spielen bei der visuellen Kommunikation eine besondere Rolle, indem sie Emotionen und Wünsche wecken können, beeindrucken, begeistern, aber auch schockieren.

Typografie

Unser Unterbewusstsein interpretiert Schriftarten und ordnet ihnen Bedeutungen zu. Außerdem sind sie in der Liga, beim Betrachter Assoziationen und Emotionen hervorzurufen – das macht Sie zu einer (Geheim-)Waffe für die Gestaltung von Eventeinladungen.

Hintergrund

Wenn sie Ihre Einladungskarte zweiseitig gestalten, wählen Sie höchstwahrscheinlich ein Bild auf der Vorderseite, während die Rückseite den Fließtext beinhaltet. Der Fokus liegt hier deshalb mehr auf der Kommunikation durch Worte. Bedenken Sie deshalb unbedingt, dass sich die Schrift stark vom Hintergrund abheben sollte (Kontrast).

Das bedeutet aber nicht, dass Sie hier keine weiteren gestalterischen Elemente einsetzen können: So können über den Hintergrund zusätzlich Grafikelemente zur Unterstützung der Corporate Identity oder „Schmuckelemente“ genutzt werden.

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Farben

Jede Farbe hat eine spezifische Wirkung und ruft beim Betrachter bestimmte Gefühle hervor. Lassen Sie sich diese Chance nicht entgehen und beeinflussen Sie bewusst die Wahrnehmung des potenziellen Teilnehmers mit einer angemessenen Farbwahl.

Die folgende Tabelle liefert einen schnellen Überblick über die psychologische Wirkung von Farben.

  • Rot: dynamisch, leidenschaftlich

  • Gelb: heiter, fröhlich

  • Grün: natürlich, lebendig

  • Blau: vertrauensvoll, sachlich

  • Orange: energetisch, warm

  • Violett: kreativ, magisch

  • Schwarz: seriös, klassich

  • Weiß: schlicht, freundlich

  • Grau: sachlich, professionell

Beispiele von Eventeinladungen

Jetzt, nachdem Sie tiefer in das Design von Einladungskarten eingestiegen sind, fragen Sie sich wahrscheinlich: „Und wie sieht das in der Praxis konkret aus?“

Schauen Sie sich die folgenden Beispiele für digitale Eventeinladungen an und achten bewusst auf die Kombination der verschiedenen gestalterischen Elemente.

BEISPIEL: Eventeinladung mit Feedbackformular
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BEISPIEL: Messeeinladung mit Gutscheincode
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Einladungsversand

Gute Planung ist die halbe Miete – das trifft besonders auf den Versand von klassischen Einladungskarten per Post zu.

Wenn sich hier nicht ausreichend Zeit einkalkulieren, kann die ganze Mühe am Ende sprichwörtlich für die Katz‘ sein. Für Gestaltung, Druck, Aufbereitung von Adresslisten, Druck von Adressklebern, die Konfektionierung des Mailings und der Versand per Post werden normalerweise einige Wochen oder sogar Monate benötigt. Bedenken Sie bei Ihrer Zeitplanung auch, dass Ihre Empfänger gerade im Bereich von Unternehmens-Events im B2B Bereich ausreichend Vorlauf benötigen, um Termine überhaupt einzuplanen und sich die Zeit für Ihr Business-Event freizuschaufeln.

Auch bei digitalen Einladungen muss genügend Vorlaufzeit eingeplant werden, auch wenn hier der Zeitbedarf insgesamt deutlich geringer ist.

Entscheidend für die Planung des Versands ist außerdem immer, ob sie ein- oder mehrstufige Einladungen versenden möchten. Die Schwierigkeit hierbei ist es, die goldene Mitte zu finden: Einerseits möchten Sie ausreichend Aufmerksamkeit für Ihr Event erhalten, andererseits Ihren potenziellen Gästen nicht zu aufdringlich gegenübertreten.

Die beste Wirkung erzielt aus unserer Erfahrung ein dreistufiger Versand inklusive Save the date, Einladung und Reminder. Vorab: Die Umsetzung einer dreistufigen Einladung lässt sich fast nur mithilfe digitaler Lösungen umsetzen.

Planen Sie bereits beim Versand den Prozess für das Teilnehmermanagement: Die Zu- und Absagen können Sie klassisch sammeln oder mit entsprechenden Softwarelösungen verwalten. Wenn Sie die Eventeinladung digital versenden, also per E-Mail oder mit einer Software, können nicht nur die Empfänger einfacher antworten, sondern Sie können auch die Verwaltung der Rückmeldungen einfacher verwalten.

Eventeinladungen und die DSGVO

Seit dem 25. Mai 2018 hält die Marketing-Welt häufig den Atem an, wenn es um das Thema Datenschutz geht. Was ist DSGVO-konform, was nicht?

Kurz vorab: Wir bieten keine rechtliche Beratung an! Vielmehr ist es eine Zusammenstellung unserer Rechercheergebnisse (und Termine mit Datenschutzexperten) nach bestem Wissen und Gewissen. Besprechen Sie die geplanten Maßnahmen zur Sicherheit mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsabteilung ab.

Ausnahmefälle

Sie dürfen Personen per E-Mail einladen, zu denen eine Geschäftsbeziehung bestanden hat oder mit denen Sie in einer aktiven Geschäftsbeziehung stehen.

Nutzen Sie beispielsweise ein Tool wie Power eCard, das explizit eine 1-to-1 Marketinglösung darstellt, in der ein Benutzer (z.B. Mitarbeiter im Unternehmen) seinen persönlichen und bestehenden Kontakten (z.B. Kunden oder Partnern) eine digitale Eventeinladungen schickt (inklusive persönlicher Anrede, Grußformel & Co.), ist also keine zusätzliche Zustimmung notwendig. In diesem Szenario wird deutlich, dass eine aktive Geschäftsbeziehung besteht – der Einsatz ist dementsprechend DSGVO-konform.

Wenn Sie ein digitales Tool für den Einladungsversand nutzen, achten Sie unbedingt auf folgende Funktionen, um die DSGVO-Konformität sicherzustellen:

  • Komplette Protokollierung aller Vorgänge und Datenspeicherungen (Protokollpflicht)
  • Exportfunktion für Protokoll, auch auf Empfängerebene (Auskunftspflicht)
  • Exportfunktion für Daten (Recht auf Datenübertragung)
  • Globale Such- und Löschfunktion für Benutzerdaten inklusive Protokollierung (Recht auf Löschung)
  • Globale Sperrlisten (Empfänger, die explizit keine E-Mails mehr empfangen möchten, werden global in allen Adressbüchern aller Mitarbeiter gesperrt, erneuter Import ebenfalls nicht möglich)

  • Opt-Out-Link in der E-Mail (direkte Abmelde-/Sperrfunktion für Empfänger mit einem Klick)

Fazit

Die digitale Transformation im Unternehmen ist eine Mammutaufgabe. Besonders einzelne Prozesse wie der digitale Versand von Eventeinladungen eignen sich perfekt dafür, mit wenig Aufwand einen klassischen Prozess in einen digitalen umzuwandeln. Ganz nach dem Motto: „Think big, start small.“

Mit einer digitalen Lösung ist der Versand von Eventeinladungen heute nicht nur kostengünstiger und flexibler als über den klassischen Postweg, sondern auch flexibler und effizienter. So können Sie sich in der Eventplanung voll und ganz auf die Dinge fokussieren, die sich einfach nicht digitalisieren lassen.

Jetzt sind Sie an der Reihe: Haben Sie auch noch einen Tipp oder Erfahrungsbericht? Wir freuen uns über Ihre Anregungen, Ergänzungen und Ihr Feedback per Mail an: [email protected]

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2019-10-07T10:39:58+00:00