Eventeinladungen: Der ultimative Guide für Unternehmen [inkl. Vorlagen]

Autor: Melanie Petzinna
Zuletzt aktualisiert: 03.06.2024

Events sind eine Heidenarbeit. Location, Ablauf, Dienstleister, Rahmenprogramm – das sind nur wenige Aufgaben, die bei diesem Mammutprojekt anfallen.

Leider führt das oftmals dazu, dass eines zu kurz kommt: die Eventeinladung. Sie ist der erste Berührungspunkt zwischen Ihnen und den potenziellen Teilnehmern. Mit ihr steht und fällt Ihr Firmenevent.

Seien Sie nicht leichtfertig und gefährden den Erfolg ihres Events, indem Sie die Einladung einfach lieblos abfrühstücken und so massig Potenzial verschenken. Wenn Sie diesen Prozess trotzdem beschleunigen wollen, ohne dass die Qualität darunter leidet, nutzen Sie diesen Leitfaden (Vorlagen auf Deutsch und Englisch inklusive).

Art der Einladung

Analog oder digital?

Bevor Sie sich ausführlich mit dem Gestalten oder Texten Ihrer Eventeinladung beschäftigen, sollten Sie sich entscheiden, welche Art von Einladungen Sie verschicken wollen. Das gilt übrigens für alle Arten von Einladungen – egal ob Firmenevent, Firmenjubiläum oder Product Launch.

Hierfür haben Sie zwei Möglichkeiten:

  1. digitale Einladungen
  2. gedruckte Einladungen

Besonders in den vergangenen Jahren tendieren immer mehr Firmen dazu, die Digitalisierung aktiv voranzutreiben und auf digitale Einladung umzusteigen. Das liegt besonders an vier großen Nachteilen von gedruckten Einladungen:                                                                 

  • Hohe Kosten: Allein für den Druck müssen Sie bei Einladungskarten selbst bei der Abnahme von größeren Mengen (500 Karten) schon mit mindestens 1€ pro Karte rechnen. Dazu kommt noch der Versand (etwa 0,70€ pro Karte), gegebenenfalls auch die Beauftragung einer Design-Agentur. Das kann in der Summe richtig teuer werden.                                                                        
  • Keine Personalisierung: Die Empfänger Ihrer Karten fühlen sich wertgeschätzt, wenn sie persönlich angesprochen werden. Bei gedruckten Karten führt das dazu, dass Sie alle Namen händisch eintragen oder beim Bestellprozess hinterlegen müssen. Das benötigt Zeit, die Sie in sinnvollere Dinge investieren können.
  • Einladung geht verloren: Sie wissen bestimmt selbst, wie schnell sich Dinge in Luft auflösen können. Sie hatten etwas doch „genau hier“ abgelegt, doch finden können Sie es nicht mehr. So kann es auch Ihren (potenziellen) Teilnehmern gehen. In diesem Fall bedeutet das allerdings: Um die Informationen zum Event wieder zu sammeln, muss der Kunde selbst noch einmal aktiv werden.
  • Kompliziertes Teilnehmermanagement: Eine sofortige Zu- oder Absage ist in der klassischen Variante nicht möglich. Um überhaupt einen Überblick zu behalten, können Eingeladene dazu aufgefordert werden, eine Website zu besuchen (z.B. per QR-Code) und dort eine Antwort zu hinterlassen. Das Problem: Der Sprung von der analogen in die digitale Welt ist für viele umständlich und aufwendig.

Die Entscheidung für oder gegen digitale Einladungen hängt von zusätzlichen Faktoren ab:

Zielgruppe

Stellen Sie sich die Frage: Sind die potenziellen Teilnehmer des Events in der digitalen Welt zuhause? In den meisten Fällen ist diese Frage mit Ja zu beantworten, wie das Statistische Bundesamt bestätigt.

Art des Events

Für ein lokales Seniorenevent sollten Sie lieber über eine gedruckte Einladung nachdenken, für einen Online-Marketing-Kongress dagegen empfiehlt sich eher das Versenden digitaler Einladungen.

Kurzfristigkeit

Während der stressigen Vorbereitungszeit von Events gerät die Einladung oftmals in Vergessenheit. Ein Grund, eine Woche vor der Veranstaltung in Panik auszubrechen? Nein, digitale Einladungen sind schnell aufgesetzt und verschickt.

Budget

Ist Ihr Budget begrenzt und Sie wollen ein paar hundert Einladungen verschicken, spricht alles für digitale Einladungen. 

Bei Power eCard ist durch Statistik- und Trackingfunktionen zusätzlich die Erfolgsmessung sichergestellt.

Text der Einladung

Bevor Sie Ihre Eventeinladung in Form bringen, sollten Sie sich Gedanken über den Inhalt machen. Das gilt übrigens für sowohl für gedruckte als auch digitale Einladungen.

Tipps für das Verfassen von Einladungstexten

 

„Und wie fange ich jetzt an?“ Den wenigsten geht ein ansprechender Text mühelos von der Hand – schon gar nicht auf Knopfdruck. Wir empfehlen Ihnen deshalb, bevor Sie minuten- oder sogar stundenlang vor einer leeren Seite (oder einem leeren Blatt Papier) sitzen, den Text zuerst inhaltlich aufzubauen.

Disclaimer: Wenn Sie sich die Arbeit komplett sparen möchten, überspringen Sie diesen Abschnitt und wählen eine der fertigen Text-Vorlagen.

Zurück zum Inhalt Ihrer Einladung. Nutzen Sie die folgenden einfach umsetzbaren Tipps für den Aufbau Ihres Textes: Sie werden merken, dass der Inhalt Ihrer Einladung mithilfe von nur 3 Bausteinen schon zu 80% steht – am Ende geht es nur noch darum, alles zu verknüpfen.

1. Formulieren Sie eine attraktive Betreffzeile

 

80% der Menschen lesen nur die Überschrift eines Textes – diese spannende Erkenntnis aus dem Advertising unterstreicht dessen Bedeutung eindrucksvoll. Woran das liegt? Manchmal mit Sicherheit am Desinteresse am jeweiligen Thema, oft aber an der Überschrift selbst, die keinerlei Interesse weckt. In Eventeinladungen steht die Betreffzeile stellvertretend für die Überschrift. Hier gilt: Warum sollten sich Menschen, die bereits beim Lesen der Betreffzeile gähnen müssen, durch die restliche Einladung quälen?

 

Gute Betreffzeilen zeichnen sich durch folgende Punkte aus:                                                                   
  • Präzision: Schreiben Sie nicht um den heißen Brei herum, sondern bringen Sie auf den Punkt, was Sie aussagen möchten. Unnötige Zusätze haben in der Betreffzeile nichts zu suchen.                
  • Power Words: Das sind Wörter, die Aufmerksamkeit regelrecht auf sich ziehen und nahezu automatisch Interesse wecken. Solche Wörter sind zum Beispiel: Geheimnis, Tipps, überzeugen, verraten, wirkungsvoll oder garantiert.                                         
  • Nutzerzentrierung:Es geht nicht um Sie, sondern um Ihre (potenziellen) Teilnehmer. Lenken Sie den Fokus weg von Ihnen auf Ihren Leser und kommunizieren Sie unmissverständlich, welchen konkreten Nutzen/Mehrwert er hat, wenn er ein gewisses Event besucht.                                                               
  • Korrektheit: Machen Sie in Ihrer Betreffzeile keine leeren Versprechungen, sonst werden Sie den Leser verärgern und außerdem in schlechter Erinnerung bleiben.

 

Ideen für knackige Betreffzeilen:
 
  • Fragen stellen: Kennen Sie die größten Fehler … ?                            
  • Thesen aufstellen: Darum …                                                       
  • Frage-Antwort-Spiel: Sie wollen …? Dann …

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2. Beantworten Sie die W-Fragen

 

Sie kennen diese Methode wahrscheinlich schon aus der Grundschule (ja, sie ist eine echte Allzweckwaffe), auch bei Eventeinladungen ist das Beantworten der W-Fragen schon mindestens die halbe Miete. Notieren Sie gleich zu Beginn Ihres Strukturprozesses die Antworten zu den W-Fragen. Das können Sie auch stichpunktartig tun, Hauptsache Sie starten!

                                                          
  • WAS findet statt? Nennen Sie den Anlass der Einladung.            
  • WANN findet es statt? Nennen Sie den Termin der Einladung.
  • WO findet es statt? Nennen Sie den Ort des Events und liefern direkt Hinweise zur Anfahrt.                           
  • WER spricht, tritt auf oder nimmt teil? Geben Sie Informationen zu den Inhalten des Events.
  • WARUM sollte ich dabei sein? Zeigen Sie auf, wie die Leser durch eine Teilnahme profitieren.
  • WIE UND BIS WANN kann man sich anmelden? Erklären Sie detailliert, wie und wo sich die Leser anmelden können. Hierfür eignen sich Schritt-für-Schritt-Erklärungen. Außerdem sollten Sie, wenn relevant, eine Anmelde-Deadline kommunizieren.
  • WIE VIEL kostet die Anmeldung? Ist die Teilnahme am Event kostenpflichtig, nennen Sie unbedingt die damit verbundenen Kosten.

 

Darüber hinaus sollten Sie diese Fragen beantworten:    
                                             
  • Ist eine bestimmte Kleidung erwünscht? Sie wollen schließlich nicht, dass sich ein Besucher deshalb unwohl fühlt.
  • An wen kann ich mich wenden, wenn ich weitere Fragen habe? Geben Sie sämtliche Kontaktmöglichkeiten an (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Messenger-Kontakt).

3. Seien Sie einladend

 

Oftmals liegt der Schlüssel einer Einladung in der Ansprache – und nein, das liegt nicht (nur) an der Wahl der passenden Anrede. Vielmehr sollten Sie jedem einzelnen Leser in der gesamten Einladung das Gefühl geben, herzlich willkommen zu sein.

Sprechen Sie Ihre Leser jederzeit aktiv an (Wir laden Sie herzlich ein statt Sie sind herzlich eingeladen), nennen Sie ihn (wenn möglich) beim Namen und wählen einen freundlichen Ton, um eine gewisse Nähe aufzubauen. Mit Bonusangeboten können Sie sich darüber hinaus um die Gunst Ihrer potenziellen Gäste bemühen – das funktioniert bereits mit simplen Maßnahmen wie der Einladung des Partners und reicht bis zu einem Rahmenprogramm für Kinder.

Formulierungen, die Sie vermeiden sollten

 

„Für Ihr leibliches Wohl ist gesorgt“ – garantiert haben Sie diese Formulierung selbst schon oft in Einladungen gelesen. Generell ist das auch ein gutes Zeichen, da Essen sicher kein unwichtiger Faktor bei der Entscheidung für oder gegen ein Event ist.

Aber mal ehrlich: Wir leben im Jahr 2024 und kein Mensch würde das heutzutage noch sagen. Trotzdem schreiben das noch viele. Dass Sie bei Ihrer Einladung nicht ins Gruselfloskel-Repertoire greifen müssen, erhalten Sie von uns ein besseres Formulierungs-Set, mit dem Ihre Einladung nicht nach 1990 klingt. Stattdessen machen Sie einen frischen, freundlichen und offenen Eindruck bei den Empfängern.

Vermeiden Sie diese Formulierungen:

 

Für Ihr leibliches Wohl ist gesorgt.

Ich möchte Sie recht herzlich zu unserer Veranstaltung XY einladen.

Wir würden uns freuen, Sie am 20.01. auf unserer Veranstaltung begrüßen zu dürfen.

Bitte erleichtern Sie mir die Planung und geben mir Bescheid, ob Sie kommen können.

Formulieren Sie stattdessen so:

 

Wir kümmern uns darum, dass Sie während des Events mit ausreichend Essen und Getränken versorgt sind.

Ich lade Sie herzlich zum Event XY ein.

Wir freuen uns, Sie auf unserem Event am 20.01. zu begrüßen.

Bitte geben Sie mir Bescheid, ob Sie dabei sein werden, sodass ich alles für Sie planen kann.

Text-Vorlagen zum Klauen (DE & EN)

Vorlage (deutsch): Einladung zur Produktpräsentation

 

Betreffzeile: Erleben Sie die Vorstellung des Schuhs, der Ihren Laufstil nachhaltig verändern wird

Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen,

sind Sie bereit für das nächste Level von Laufschuhen? Dann seien Sie bei der Präsentation des neuen XXX am Montag, den 10. Juni 2020, um 12 Uhr in unserem Headquarter dabei.

Neben leckerem Fingerfood erwartet Sie tiefe Einblicke hinter die Kulissen unserer Produktion und eine Keynote unseres CEOs. Lassen Sie sich die Chance nicht nehmen!

Melden Sie sich bitte bis zum 25. Mai 2020 an, sodass ich Ihren Platz für Sie reservieren kann. Die Teilnahme ist natürlich kostenlos.

Viele Grüße und bis bald

Max Mustermann

Vorlage (englisch): Invitation to product launch

 

 

Subject line: Experience the idea of a shoe that will change your running style forever

Dear colleagues, dear colleagues,

Are you ready for the next level of running shoes? Then join us for the presentation of the new XXX on Monday, 10 June 2020 at 12 noon at our headquarters.

In addition to delicious finger food, you can expect deep insights behind the scenes of our production and a keynote from our CEO. Don’t miss the chance!

Please register by 25 May 2020 so that I can reserve your seat for you. Attendance is of course free of charge.

Best wishes and see you soon

John Doe

Design der Einladung


Für eine (fast) unwiderstehliche Einladung gibt es neben textlichen Triggern auch einige gestalterische, die Sie gezielt einsetzen können, um Ihre Traumteilnehmer vom Event zu überzeugen.

 

Schneiden Sie das Design mit seinen vier zentralen Bestandteilen (Bilder, Typografie, Hintergrund, Farben) passgenau auf Ihre Zielgruppe zu.

1. BILDER

 

Bilder spielen bei der visuellen Kommunikation eine besondere Rolle, indem sie Emotionen und Wünsche wecken können, beeindrucken, begeistern, aber auch schockieren.

Unsere Empfehlungen für die Wahl der richtigen Bilder:

 

  • Entscheiden Sie sich für Bilder, die zur Stimmung passen, die Sie transportieren möchten     
  • Seien Sie kreativ und wählen nicht ständig die naheliegendsten Bilder, die alle anderen bereits nutzen
  • Verwenden Sie keine Stockfotos, sondern geben Sie Bildern eine persönliche Note.      

     

Unser Tipp:

 

Wenn Sie für ein eigenes Shooting mit Fotografen keine Zeit oder kein Budget haben, können Sie auf https://unsplash.com/ zwischen etlichen hochauflösenden Fotos wählen. Sie versenden Ihre Eventeinladung digital? Dann nutzen Sie doch Bewegtbild! Auf https://mixkit.co/ finden Sie eine riesige Auswahl an Videos – ebenfalls in einer hohen Qualität. Bei beiden Plattformen sind die Materialen komplett kostenfrei und lizenzrechtlich auch kommerziell ohne jegliche Einschränkung nutzbar!

2. TYPOGRAFIE

 

Unser Unterbewusstsein interpretiert Schriftarten und ordnet ihnen Bedeutungen zu. Außerdem sind Sie in der Lage, beim Betrachter Assoziationen und Emotionen hervorzurufen – das macht Sie zu einer (Geheim-)Waffe für die Gestaltung von Eventeinladungen.

Unsere Empfehlungen für die Wahl der richtigen Typografie:

 

  • Wählen Sie zwei Schriftarten, eine auffälligere für die Überschrift auf der Vorderseite (z.B. X) und eine gut lesbare für die Sub-Headline und den Fließtext auf der Rückseite (z.B. X)  
  • Zu ähnliche Schriftarten können sich „beißen“, deshalb sollten Sie beispielsweise die Kombination zweier Serifenschriften (Times New Roman und Minion) vermeiden
  • Achten Sie auf einen Kontrast der Schrift zum Hintergrund, der sie besser lesbar macht
  • Zu große Einzüge oder ein zu großer Zeilenabstand können den Text auseinanderfallen lassen, nutzen Sie deshalb angemessene Größen und Abstände

     

Unser Tipp:

 

Für das Web (und damit digitale Einladungen) bietet Google (https://fonts.google.com/) eine Auswahl von über 800 Schriften – und das kostenlos!

3. HINTERGRUND

Wenn sie Ihre Einladungskarte zweiseitig gestalten, wählen Sie höchstwahrscheinlich ein Bild auf der Vorderseite, während die Rückseite den Fließtext beinhaltet. Der Fokus liegt hier deshalb mehr auf der Kommunikation durch Worte. Bedenken Sie deshalb unbedingt, dass sich die Schrift stark vom Hintergrund abheben sollte (Kontrast).

Das bedeutet aber nicht, dass Sie hier keine weiteren gestalterischen Elemente einsetzen können: So können über den Hintergrund zusätzlich Grafikelemente zur Unterstützung der Corporate Identity oder „Schmuckelemente“ genutzt werden.

Ein modernes Webseiten-Layout mit dem Profil eines Nutzers, einschließlich eines Fotos und Details, überlagert von einem blauen Hintergrund eines digitalen Netzwerks. Der Text lädt die Nutzer ein, sich zu verbinden oder mehr zu erfahren.

4. FARBEN

 

Jede Farbe hat eine spezifische Wirkung und ruft beim Betrachter bestimmte Gefühle hervor. Lassen Sie sich diese Chance nicht entgehen und beeinflussen Sie bewusst die Wahrnehmung des potenziellen Teilnehmers mit einer angemessenen Farbwahl.

Die folgende Tabelle liefert einen schnellen Überblick über die psychologische Wirkung von Farben.

  • Rot: dynamisch, leidenschaftlich
  • Gelb: heiter, fröhlich, freundlich
  • Grün: natürlich, lebendig
  • Blau: vertrauensvoll, sachlich
  • Orange: energetisch, warm
  • Violett: kreativ, magisch
  • Schwarz: seriös, klassisch
  • Weiß: schlicht, freundlich
  • Grau: sachlich, professionell

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Einladungsversand


Gute Planung ist die halbe Miete – das trifft besonders auf den Versand von klassischen Einladungskarten per Post zu.

Wenn Sie hier nicht ausreichend Zeit einkalkulieren, kann die ganze Mühe am Ende sprichwörtlich für die Katz‘ sein. Für Gestaltung, Druck, Aufbereitung von Adresslisten, Druck von Adressklebern, die Konfektionierung des Mailings und der Versand per Post werden normalerweise einige Wochen oder sogar Monate benötigt. Bedenken Sie bei Ihrer Zeitplanung auch, dass Ihre Empfänger gerade im Bereich von Unternehmens-Events im B2B Bereich ausreichend Vorlauf benötigen, um Termine überhaupt einzuplanen und sich die Zeit für Ihr Business-Event freizuschaufeln.

Auch bei digitalen Einladungen muss genügend Vorlaufzeit eingeplant werden, auch wenn hier der Zeitbedarf insgesamt deutlich geringer ist.

Entscheidend für die Planung des Versands ist außerdem immer, ob sie ein- oder mehrstufige Einladungen versenden möchten. Die Schwierigkeit hierbei ist es, die goldene Mitte zu finden: Einerseits möchten Sie ausreichend Aufmerksamkeit für Ihr Event erhalten, andererseits Ihren potenziellen Gästen nicht zu aufdringlich gegenübertreten.

Die beste Wirkung erzielt aus unserer Erfahrung ein dreistufiger Versand inklusive Save the date, Einladung und Reminder. Vorab: Die Umsetzung einer dreistufigen Einladung lässt sich fast nur mithilfe digitaler Lösungen umsetzen.

Save the date 

spätestens 4 Monate  vor dem Event

Einladung

spätestens 2 Monate vor dem Event

Reminder

 

2 Wochen vor dem Event

Planen Sie bereits beim Versand den Prozess für das Teilnehmermanagement: Die Zu- und Absagen können Sie klassisch sammeln oder mit entsprechenden Softwarelösungen verwalten. Wenn Sie die Eventeinladung digital versenden, also per E-Mail oder mit einer Software, können nicht nur die Empfänger einfacher antworten, sondern Sie können auch die Verwaltung der Rückmeldungen einfacher verwalten. Lösungen umsetzen.

Unser Tipp:

Ziehen Sie auch eine mehrstufige und crossmediale Einladung in Betracht. Ein Beispiel: Sie versenden zunächst eine „Save the date“-Info digital und später die tatsächliche Einladung per Post, ehe Sie eine „Reminder“-Nachricht via XING oder LinkedIn versenden. Die digitalen Kanäle können Sie hierbei nutzen, um die Eingeladenen auf eine Landingpage mit weiteren Informationen und multimedialen Inhalten (z.B. Videos) zu leiten.

Eventeinladungen und die DSGVO

 

Seit dem 25. Mai 2018 hält die Marketing-Welt häufig den Atem an, wenn es um das Thema Datenschutz geht. Was ist DSGVO-konform, was nicht?

Kurz vorab: Wir bieten keine rechtliche Beratung an! Vielmehr ist es eine Zusammenstellung unserer Rechercheergebnisse (und Termine mit Datenschutzexperten) nach bestem Wissen und Gewissen. Besprechen Sie die geplanten Maßnahmen zur Sicherheit mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsabteilung ab.

Einladungen an Unternehmen:

Sie verschicken eine E-Mail-Einladung an ein Unternehmen (z.B. an info[at]power-ecard.de) und nicht konkret an einen Verantwortlichen in einer Firma. Dieser Fall stellt gemäß der DSGVO kein Problem dar, wenn die Daten aus einer öffentlich zugänglichen Quelle (z.B. Telefonbuch) stammen und keine personenbezogenen Daten genutzt werden.

Einladungen an einzelne Personen:

Sie laden gezielt Personen aus einem Unternehmen ein – hier gelten die Grundsätze zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO. 

Sie benötigen in der Regel eine Zustimmung.

Doch es gibt Ausnahmefälle…

Ausnahmefälle

Sie dürfen Personen per E-Mail einladen, zu denen eine Geschäftsbeziehung bestanden hat oder mit denen Sie in einer aktiven Geschäftsbeziehung stehen.

Nutzen Sie beispielsweise ein Tool wie Power eCard, das explizit eine 1-to-1 Marketinglösung darstellt, in der ein Benutzer (z.B. Mitarbeiter im Unternehmen) seinen persönlichen und bestehenden Kontakten (z.B. Kunden oder Partnern) eine digitale Eventeinladungen schickt (inklusive persönlicher Anrede, Grußformel & Co.), ist also keine zusätzliche Zustimmung notwendig. In diesem Szenario wird deutlich, dass eine aktive Geschäftsbeziehung besteht – der Einsatz ist dementsprechend DSGVO-konform.

Wenn Sie ein digitales Tool für den Einladungsversand nutzen, achten Sie unbedingt auf folgende Funktionen, um die DSGVO-Konformität sicherzustellen:

                                                                         

  • Komplette Protokollierung aller Vorgänge und Datenspeicherungen (Protokollpflicht)
  • Exportfunktion für Protokoll, auch auf Empfängerebene (Auskunftspflicht)
  • Exportfunktion für Daten (Recht auf Datenübertragung)
  • Globale Such- und Löschfunktion für Benutzerdaten inklusive Protokollierung (Recht auf Löschung)
  • Globale Sperrlisten (Empfänger, die explizit keine E-Mails mehr empfangen möchten, werden global in allen Adressbüchern aller Mitarbeiter gesperrt, erneuter Import ebenfalls nicht möglich)

  • Opt-Out-Link in der E-Mail (direkte Abmelde-/Sperrfunktion für Empfänger mit einem Klick)

Fazit

Die digitale Transformation im Unternehmen ist eine Mammutaufgabe. Besonders einzelne Prozesse wie der digitale Versand von Eventeinladungen eignen sich perfekt dafür, mit wenig Aufwand einen klassischen Prozess in einen digitalen umzuwandeln. Ganz nach dem Motto: „Think big, start small.“

Mit einer digitalen Lösung ist der Versand von Eventeinladungen heute nicht nur kostengünstiger und flexibler als über den klassischen Postweg, sondern auch flexibler und effizienter. So können Sie sich in der Eventplanung voll und ganz auf die Dinge fokussieren, die sich einfach nicht digitalisieren lassen.

Ihre Einladung ist geplant, aber Ihnen fehlt das passende Design? Stöbern Sie durch die Galerie von Power eCard mit über 100 Kartenvorlagen.

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Ein Computermonitor und ein Smartphone zeigen dasselbe Webseitendesign mit einer hervorgehobenen "50" und einem blauen kreisförmigen Symbol mit dem Text "3 most wanted". Der Hintergrund ist schwarz.