So versenden Unternehmen in 5 Schritten erfolgreich digitale Weihnachtskarten

Mit Power eCard können Unternehmen in kürzester Zeit vom teuren und zeitintensiven klassischen Versandprozess gedruckter Weihnachtskarten auf den günstigen, flexiblen Versand digitaler Weihnachtskarten umsteigen.

Im nachfolgenden Artikel lesen Sie, welche Schritte notwendig sind und worauf zu achten ist.

Grundeinrichtung des Systems

Power eCard wird für jeden Kunden individuell bereitgestellt und läuft immer getrennt von allen anderen Kunden.

Für den Betrieb gibt es zwei Optionen: Beim sicheren Inklusiv-Hosting wird die komplette Infrastruktur für Power eCard bereitgestellt. Das ist die beste Option für Unternehmen, die schnell und einfach einsteigen wollen und Unternehmen, die sich nicht selbst mit der technischen Komplexität des Hostings befassen möchten.

Alternativ können Unternehmen mit der Power eCard Self Hosted Version die Software auf ihrer eigenen Hardware betreiben und die Einrichtung ganz nach eigenen Wünschen anpassen. Das ist die beste Lösung für Unternehmen, die alle Einzelheiten ihrer Power eCard Lösung eigenständig verwalten, warten und hosten möchten.

Unabhängig der Art des Hostings kann immer die Domain frei gewählt werden, unter der das System für alle Benutzer verfügbar ist. Ebenso kann die Versandadresse für die E-Mails frei definiert werden.

Zusätzlich kann auch die Oberfläche des Systems farblich gemäß den Corporate Design Vorgaben des Unternehmens angepasst werden. Die Marke der Kunden steht also immer im Vordergrund, sowohl bei der Nutzung durch die Mitarbeiter als auch beim Empfang einer E-Mail und dem Öffnen einer Karte durch die Empfänger.

Erstellung des Kartenmotivs

Wenn die Grundeinstellungen vorgenommen sind, kann ein Kartenmotiv erstellt werden.

Grundlage für Motive sind Templates, über die das Grundlayout, die Funktionsweise und die Animation einer eCard definiert werden. Power eCard wird mit verschiedenen kostenfreien Standardtemplates ausgeliefert, individuelle Templates können einfach inhouse vom Kunden oder von externen Agenturen auf Basis von HTML und JavaScript zusätzlich erstellt werden.

Auf Basis eines gewählten Templates können im System mit wenigen Klicks neue Motive angelegt werden: Dazu werden ähnlich wie in einem CMS-System oder Office Programm mit wenigen Klicks Grafiken, Texte, Farben, Filmclips oder Audiodateien direkt im Browser ausgetauscht. Über die Preview-Funktion kann sowohl die E-Mail für den Empfänger als auch die eCard getestet werden.

Onboarding der Mitarbeiter

Wenn das Motiv vorbereitet und im System hinterlegt ist, können die Zugänge für die Mitarbeiter eingerichtet werden.

Hierfür gibt es verschiedene Optionen, wie beispielsweise das manuelle Anlegen einzelner Nutzer oder der Import mehrere Benutzer per CSV-Liste. Die einfachste Methode zum Anlegen der Mitarbeiter-Zugänge ist die Selbstregistrierung: Über einen zentralen Link können sich alle Mitarbeiter am System selbst registrieren und sich einen Zugang anlegen. Dabei werden immer nur Mitarbeiter zugelassen, die über eine E-Mail-Adressen des Unternehmens verfügen. Je nach Konfiguration erfolgt die Freischaltung der Benutzer dann automatisch oder über einen zusätzlichen Freigabeprozess.

Je nach Unternehmensstruktur können die Mitarbeiter auch verschiedenen Rollen oder Gruppen zugeordnet werden. Damit ist unter anderem möglich, bestimmte Kartenmotive nur bestimmten Mitarbeitergruppen zur Verfügung zu stellen, z.B. ein Motiv pro Land, pro Niederlassung, pro Tochtergesellschaft oder pro Team.

Dezentraler Versand durch alle Mitarbeiter im Unternehmen

Alle Mitarbeiter im Unternehmen können sich mit den persönlichen Zugangsdaten im Browser am Power eCard System anmelden.

Die Benutzeroberfläche ist dabei einfach und klar gegliedert, sodass keine aufwendigen Schulungen oder lange Einarbeitungszeiten notwendig sind. Jeder Mitarbeiter kann seine Empfängeradressen, an die eine digitale Weihnachtskarte geschickt werden soll, im persönlichen Adressbuch von Power eCard verwalten. Einträge können manuell hinzugefügt oder als Excel bzw. CSV Datei importiert werden. Um Fehler zu minimieren, wird beim Import eine Dubletten- und Syntaxprüfung der Adressen durchgeführt – damit wird die Rate von Fehlsendungen signifikant gesenkt.

Der Versand der Weihnachtskarte läuft dann in drei simplen Schritten: Der Mitarbeiter wählt das gewünschte Motiv, die Empfänger aus seinem Adressbuch und ergänzt seinen persönlichen Grußtext – danach kann die Weihnachtskarte sofort oder zu einem wählbaren, späteren Zeitpunkt verschickt werden.
Der gesamte Prozess erfordert nur einige Klicks und wenige Minuten Zeit des Mitarbeiters.

Auswertung und weitere Nutzung

Über das integrierte Bounce Management stellen Sie sicher, daß veraltete Datensätze im Adressbestand nicht erneut angeschrieben werden.

Kann eine eCard nicht zugestellt werden, zum Beispiel weil die E-Mail-Adresse eines Empfängers nicht mehr existiert, wird das von Power eCard automatisiert erkannt und der Empfänger wird über die globale Bounce-Liste deaktiviert – weitere Zustellversuche, die ins Leere laufen, werden vermieden. Über die Exportfunktion kann die Bounce Liste exportiert und zum Beispiel in ein CRM System überführt werden.

Nach dem Weihnachtsmailing besteht das Power eCard System mit einer Jahreslizenz dauerhaft fort: alle Daten bleiben auch für das nächste Weihnachtsmailing erhalten, die Mitarbeiter können mit dem gleichen Zugang und ihren bestehenden Empfängeradressen erneut Weihnachtskarten versenden.

Wie verschickt Ihr Unternehmen bisher die Weihnachtskarten?

Noch teuer per Postversand? Bereits digital, allerdings nur umständlich und als langweilige E-Mail oder PDF-Anhang?

Wir zeigen Ihnen, wie mit Power eCard auch in Ihrem Unternehmen der Versand der Weihnachtskarten zum Kinderspiel wird.

Auch über die Weihnachtsgrüße hinaus bietet sich unsere eCard Lösung für Unternehmen an, um beispielsweise Einladungskarten zu Messen und Events, Ankündigungen von Neuheiten und Produkten oder Grußkarten zu verschiedenen Anlässen kostengünstig zu versenden.

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2018-09-03T17:24:18+00:00